Reembolso de despesas: como fazê-lo da maneira ideal?

Um dos processos que mais causam dores de cabeça para os gestores é o reembolso de despesas. Empresas que têm maior expansão geográfica tendem que os seus colaboradores realizem mais viagens. Mas isso não é restrito a elas: os negócios menores costumam ter custos com o deslocamento de carro, sendo necessária a gestão de combustível.

O procedimento para reembolso deve ser feito conforme o que regulamenta a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e usando ferramentas para garantir o compliance no processo. Isso pode ser feito de forma manual, mas o ideal é contar com o apoio de novas tecnologias para fazer esse gerenciamento. Se você quer saber mais sobre o assunto, confira o nosso artigo! Boa leitura!

Como fazer o reembolso?

Não é simples fazer a gestão de despesas. Para que ela ocorra da forma mais justa possível, tanto para a empresa como para o colaborador, é preciso que o departamento de Recursos Humanos tenha muito bem definidas as regras do processo. Infelizmente, há muitas organizações que não fazem um cálculo justo, condizente com as boas práticas do mercado, como também existem empregados que usam de má-fé na hora de solicitar o reembolso.

Logo, o primeiro passo para que o reembolso de despesas aconteça de forma certeira é definir as políticas de todas as atividades que possam resultar em reembolso. As empresas que têm, por exemplo, vendedores que trabalham remotamente ou profissionais que fazem a prospecção de fornecedores costumam ter um alto custo com combustível. Há, ainda, outras despesas como alimentação e hospedagem, que precisam estar bem claras.

Política de combustível

O reembolso de combustível é um dos mais complexos e, mesmo com a política clara, costuma ser motivo para questionamentos pelos empregados. A verdade é que a autonomia do carro varia conforme o perfil de condução do motorista. Por isso, é extremamente importante que, para esse tipo de cargo, no recrutamento de profissionais, sejam feitos testes psicológicos e a análise da Carteira Nacional de Habilitação (CNH).

O ideal é que construa a política detalhando as responsabilidades da empresa e do empregado. Para reduzir quaisquer ruídos em relação ao valor do reembolso, defina o seu cálculo tendo como parâmetro a tabela de consumo de combustível por veículo, disponibilizada pelo Inmetro. Além disso, o valor do litro deve ser considerado como a média de cada cidade, o que pode ser validado pelo site da Agência Nacional de Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis (ANP).

Política de viagens

A política de viagens deve levar em consideração aquelas feitas de avião e de carro, detalhando como precisa ocorrer a reserva da passagem, o valor de alimentação reembolsável por dia, a hospedagem e o deslocamento feito por táxi ou aplicativos de transporte. Ela deve ser complementada com um anexo sobre as políticas de combustível e de despesas gerais.

Política de despesas

Muitas empresas condensam a política de combustível e a de viagens em uma única, como é o caso da política de despesas. No entanto, isso não é o ideal. Há gastos que são feitos mesmo que o colaborador não esteja em viagem. Por exemplo, o empregado fica baseado na matriz, mas precisa fazer um treinamento em uma filial próxima, na mesma cidade.

Ele terá um custo com o deslocamento que pode ser diferente daquele que tem usualmente, sem contar o de alimentação, que costuma variar conforme as regiões da cidade. Por isso, é importante que, nessa política, tenha discriminado qual é o processo a ser feito em casos como esses.

Quais ferramentas usar?

Controlar as despesas de poucos funcionários já é uma atividade muito complexa e que requer o apoio de diversos dispositivos de gestão. Agora, imagina fazer isso em grandes corporações? O ideal é evitar que o dinheiro em espécie fique nas mãos do colaborador e que o seu negócio conte com a tecnologia para auxiliar no gerenciamento do processo. Confira, abaixo, algumas ações que você pode adotar na sua empresa.

Cartão de crédito corporativo

Uma ótima forma para coibir que funcionários misturem o dinheiro pessoal com o da empresa, o cartão corporativo evita que eles andem com dinheiro em espécie em mãos e facilita o controle do custo. Isso porque os estabelecimentos em que o cartão foi usado vêm relacionados na fatura.

É importante ressaltar que ele não exclui o envio das notas que comprovam o custo. Elas devem ser enviadas para serem auditadas pelo setor responsável. Além disso, é preciso que os seus colaboradores estejam cientes de como usar o cartão. Por isso, orientação e treinamentos nunca são demais.

Cartão de reembolso de combustível

Como dito acima, fazer o reembolso de combustível é um dos mais complexos que existem. Assim, uma ótima forma para evitar quaisquer problemas é contar com um cartão de benefício de combustível. Após contabilizar os quilômetros rodados, deve-se fazer a conversão do valor conforme o que estiver estipulado na política de combustível. O depósito feito no cartão deve ser correspondente ao mês anterior.

Aplicativos para o CRM

Com certeza, você já deve ter visto essa sigla na Internet, não é mesmo? Ela é a condensação do termo Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento do Cliente). Há ferramentas que oferecem uma gama de serviços para otimizar esse gerenciamento, incluindo, até mesmo, o controle de visitas à carteira de clientes. Com ele, é possível validar a performance do time enquanto acompanha a quilometragem real rodada: o app realiza os cálculos via GPS.

Telemetria para gestão de frotas

Outra forma para validar o reembolso de combustível é instalar a telemetria na frota da empresa. Com essa tecnologia, é possível validar onde o carro está em tempo real, além de possibilitar que os gestores verifiquem como está a conduta dos motoristas na direção. O ideal é que essa ferramenta seja usada em conjunto com outras, como o CRM, para confirmar, de forma mais certeira, o reembolso a ser feito.

Reembolso de despesas

Para facilitar mais esse processo, é muito interessante usar ferramentas que façam a gestão de benefícios, como é o caso da VB despesas. Esse é um aplicativo que acompanha um cartão pré-pago por usuário e a empresa faz o gerenciamento por meio do extrato consolidado. É uma solução interessante, porque pode englobar o controle de vários processos, otimizando-os e promovendo a redução de custos, como o de viagens e a gestão de combustível.

Realizar o gerenciamento das despesas de funcionários é um processo complexo e que precisa de uma equipe com perfil analítico. Por isso, quanto menos operacional o processo for, menores são as chances de equívocos. Além disso, o time precisa estar focado em auditar as informações para o reembolso de despesas.

A concessão de benefícios é um diferencial competitivo para as empresas, e fazer o seu gerenciamento é primordial. Cadastre-se para receber a nossa newsletter e seja o primeiro a saber as novidades em soluções de RH!