6 dicas para implantar o formato de trabalho híbrido nas empresas

O trabalho híbrido nas empresas corresponde a um grupo de profissionais que atuam em dois regimes laborais: presencial e home office. Ou seja, são talentos que escolhem onde vão trabalhar, desde que a instituição dê essa liberdade, cumprindo uma jornada intercalada entre escritório e casa.

Essa flexibilidade é ótima para os resultados da empresa, pois tende a aumentar o engajamento e a produtividade. No entanto, esse formato deve ser implementado de forma planejada para que funcione com eficiência.

Pensando nisso, reunimos as melhores dicas para você implantar o formato de trabalho híbrido em sua equipe. Confira.

Os desafios da jornada híbrida

Gerenciar equipes com colaboradores em diferentes locais, condições e horários é uma tarefa desafiadora. Conheça as demandas que merecem atenção por parte do gestor de pessoas.

Bem-estar da equipe

No critério segurança, o principal ponto de atenção está relacionado à saúde dos funcionários. O cuidado com a ergonomia da equipe é essencial. Nesse sentido, no modelo presencial, a empresa fornece cadeiras e mesas ergonômicas para as equipes para que trabalhem com conforto e segurança. No entanto, essa exigência não é obrigatória para quem trabalha fora da instituição.

Independentemente disso, o modelo híbrido merece os mesmos cuidados em relação ao formato presencial, pois evita acidentes e complicações de saúde mesmo que os profissionais estejam distantes da companhia.

Controle de horas trabalhadas

Em 2017, foi sancionada a Lei N° 13.467, que trata da modalidade de teletrabalho (home office). Nela, não existe controle de jornadas, significando que as horas-extras não são pagas. No entanto, a modalidade híbrida não é home office, logo o controle de jornadas não precisa ser o mesmo. Aqui, fica a critério da empresa escolher qual padrão deve ser adotado, como o estabelecido pela CLT, que corresponde à oito horas por dia e 44 horas semanais.

A recomendação é estruturar cada caso de forma individual. Ou seja, o trabalho da equipe é executado na maior parte do tempo à distância ou presencialmente? É necessário discutir com todos que realizam o trabalho híbrido e com o sindicato da categoria para definir o controle de jornada ideal.

Ajuda nos custos

No presencial, a empresa fornece equipamentos e infraestrutura necessária para o trabalho. No home office, geralmente é o funcionário quem arca com os custos de energia elétrica, internet e alimentação, por exemplo.

Já no que se refere ao trabalho híbrido, esse é um assunto que deve ser tratado entre empresa e colaborador. O ideal é que a companhia pratique o reembolso de despesas e ofereça o básico para que seus talentos trabalhem com conforto e dignidade estejam onde estiverem.

6 dicas para implementar o trabalho híbrido

Vamos às dicas para implantar a modalidade híbrida com eficiência na sua empresa.

1. Faça um planejamento eficiente e aprimore o fluxo de trabalho

Existem tarefas mais bem desempenhadas fora do escritório, pois exigem concentração e tranquilidade, garantindo entregas dentro do prazo e bons resultados. Alguns exemplos são: atividades analíticas, escrita de textos e artigos, elaboração de relatórios, programação de softwares, preparação para reuniões com clientes ou palestras etc.

A atividade híbrida necessita de planejamento para que a equipe tenha o mesmo engajamento e produtividade enquanto intercala entre jornada presencial e remota. Para isso, monte escalas mensais para que todos os integrantes do time tenham conhecimento prévio de prazos e rodízios de jornada.

Isso ajuda no caso de empresas que alugam escritórios ou salas menores a fim de garantir espaço para todos e evitar que o local fique cheio e excessivamente movimentado.

2. Melhores as condições de trabalho

Como os funcionários passarão um tempo em casa, é preciso oferecer conforto e ergonomia para que desempenhem suas funções com eficiência, evitando doenças ocupacionais. A recomendação é fornecer cadeiras ergonômicas, mesas, suporte para o notebook e apoio para os pés.

No caso de itens essenciais para o trabalho, como teclado, mouse e fones de ouvido, o ideal seria fornecê-los e reforçar a importância de levá-los para a empresa quando a escala for presencial, por exemplo.

3. Aprimore a comunicação

Em qualquer modelo laboral, a comunicação é indispensável para um gerenciamento de pessoas e processos bem-sucedido. Na modalidade híbrida, é ainda mais necessário comunicar-se com clareza e objetividade. Como parte do time estará na empresa e outra fora, as mensagens podem ficar incompletas. Portanto, redobre a atenção para não haver ruídos. Além disso, a equipe toda deve estar em contato para que os processos fluam naturalmente, sem gargalos ou paralisações.

A recomendação é utilizar ferramentas eficientes para que os colaboradores compartilhem informações em tempo real, como e-mail corporativo, aplicativo próprio para troca de mensagens, sala de reunião online etc. Evite criar grupos no WhatsApp, pois falar o tempo por lá pode ser contraproducente.

4. Mantenha o foco na cultura da empresa

Muitas instituições já adaptaram sua cultura organizacional à modalidade home office, como fica a jornada híbrida? Lembre-se que mesmo quando parte da equipe atua remotamente, ela precisa estar integrada com o que ocorre na sede da empresa. Os acontecimentos, os resultados, as metas, as normas de conduta, os planos devem ser reforçados a todo instante para que o time fique ciente de tudo.

Disparar e-mails matinais ou semanais e realizar reuniões online abordando os assuntos mencionados ajuda a manter a cultura intacta. Além disso, é importante dar feedbacks e orientações para que os profissionais tirem dúvidas e saibam se estão no caminho certo. Essas práticas favorecem a retenção de talentos e deixam a cultura organizacional mais sólida.

5. Conte com a tecnologia

Para administrar diversos modelos de trabalho e equipes, é preciso contar com o apoio da tecnologia no RH e em demais setores. Nesse sentido, softwares de gestão de pessoas, sistema ERP, CRM e ferramentas de comunicação interna são fundamentais para implementar e gerenciar o trabalho híbrido nas empresas.

A recomendação fica por conta de selecionar aplicações realmente eficientes e que tenha suporte adequado para não comprometer o fluxo operacional e a experiência dos colaboradores.

6. Invista em segurança de TI

Tanto nas comunicações por e-mail, quanto em reuniões, é importante ter recursos tecnológicos que dão segurança para a empresa e os colaboradores. O foco é evitar o vazamento de dados estratégicos e registros sensíveis, além de manter a privacidade dos funcionários e clientes. Opte por ferramentas profissionais que utilizem recursos de criptografia para impedir que problemas aconteçam.

O trabalho híbrido nas empresas deve ser muito bem planejado e gerenciado para que funcione com eficiência e entregue resultados competitivos. Essa modalidade laboral tem grandes chances de ser praticada em larga escala devido às condições atuais provocadas pelo cenário pandêmico, pois as empresas contemplam uma diminuição expressiva de custos.

Além disso, é válido mencionar que empresas administrativas e de projetos que ignoram a possibilidade de implementar a jornada híbrida correm o risco de contemplar a migração de seus melhores talentos para a concorrência, visto que algumas funções podem ser exercidas de forma remota. É importante pensar nas demandas dos profissionais para saber se chegou a hora da sua instituição implantar essa modalidade.

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