Afinal, como fazer um bom controle de notas fiscais?

Toda empresa precisa fazer o gerenciamento e controle de notas fiscais, sejam elas de prestação de serviços, sejam de compra de algum produto. Em praticamente qualquer processo do negócio, é necessário emitir ou solicitar a guia fiscal. Esse documento é muito importante para garantir o fechamento contábil da sua empresa de forma correta.

Basicamente, a nota fiscal comprova que houve uma transação comercial. Ela é um instrumento para fiscalização e também para que o recolhimento de alguns tributos possa ser feito. A emissão desse documento é indispensável e, caso não seja feita, pode configurar como sonegação de impostos.

Neste artigo, você vai aprender a fazer um controle de notas fiscais eficiente e garantir o processo correto na sua empresa. Continue a leitura e saiba como fazer isso!

Como fazer o controle de notas fiscais de maneira eficiente?

O primeiro passo para controlar notas fiscais é usar um aplicativo que faça a emissão automática e digital delas. Antigamente, elas eram efetuadas de modo manual, o que acarretava muitos erros, inclusive, na hora de fazer o preenchimento dos custos relacionados aos impostos.

Qualquer número que estiver errado pode se tornar um grande problema para o seu contador resolver no fechamento do ano contábil. Algumas ferramentas (pagas ou gratuitas) podem evitar isso possibilitando a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) — depende de qual você vai se sentir mais à vontade para usar.

Gerenciando as notas

O uso das notas impressas ainda é muito comum, porque, geralmente, em casos de logística, é necessária a assinatura do recebedor do serviço ou produto. É comum que muitas empresas tenham pastas físicas para o controle manual e à vista das notas, sejam elas de entrada, sejam de saída.

Apesar das notas eletrônicas facilitarem o acompanhamento, elas também precisam estar organizadas para fácil acesso. Muitas vezes as empresas negligenciam essa questão, gerando prejuízos que podiam ser evitados. Para não se perder no mar de notas, confira cinco dicas essenciais para ter em mente ao planejar sua organização.

1. Crie um processo para controle de notas

Reúna a equipe de trabalho e estabeleça uma rotina de atuação para recebimento e emissão de nota fiscal. Para quem o motorista deve entregar uma nota de recebimento? Como as notas emitidas devem ser preenchidas? Que registros serão feitos de cada tipo de nota? Como será o procedimento para comprovar a autenticidade de uma nota?

Um organograma facilita muito nesse caso, crie um mapa que mostre todos os caminhos de uma nota de ponta a ponta. Se todos souberem o roteiro que deve ser seguido, as chances de erros são minimizadas. Caso faça tudo sozinho, não pule essa etapa, crie o roteiro para melhorar a sua gestão.

2. Use critérios para organizá-las

Pense em como categorizar para viabilizar a busca pelas notas quando necessário. Os critérios dependem muito do tamanho do seu negócio, você pode começar por recebidas e emitidas e, dentro dessas categorias, separar por cliente, fornecedor, pagas, a vencer etc.

Para facilitar, você pode gerar um código de cores para as notas físicas, isso vai otimizar muito quando necessitar de acesso a alguma informação. Já com as notas eletrônicas, é possível criar uma hierarquia de pastas para salvar as notas, começando pelo ano, seguindo por subpastas para cada mês e, então, usando uma pasta para cada critério.

3. Treine a equipe responsável

De nada adianta executar processos e catalogação se a equipe não souber como proceder. Para que as notas não se percam ou fiquem bagunçadas dificultando o trabalho fiscal, é preciso investir em tempo e treinamento.

Depois de organizar o roteiro e os critérios do controle de notas, estabeleça a responsabilidade de cada colaborador e treine-os para aplicar os roteiros e processos, sejam os de ordem física (separar notas, alocar nas pastas de cor certa), sejam os recursos digitais (emissão de NF-e, organização em pastas eletrônicas, etc.).

4. Monte um cronograma de pagamentos

As notas recebidas referentes a serviços ou produtos merecem atenção especial. Organize um cronograma para não atrasar os pagamentos dessas notas e assim evitar multas e juros. Separe as notas por prazo — 30, 45, 90 dias — e defina quem é o responsável por tal controle.

Você pode criar esse cronograma de forma física com um calendário onde todos os responsáveis enxerguem as datas e notas referentes ou pode montar uma versão virtual que envia alertas automaticamente e agiliza o tempo de todos.

5. Automatize processos

Com a tecnologia e a emissão de notas fiscais eletrônicas, está cada vez mais fácil fazer o controle de notas por meio de sistemas de gestão que acelerem processos de controle de notas.

A CTF tem a Recolha de Notas Fiscais Online, uma solução que vai otimizar a sua produtividade e contribuir para o aumento da sua receita. Pelo sistema, é possível eliminar a necessidade de contatar o posto para emissão de nota, exportar relatórios, visualizar em tempo real as notas emitidas para o CNPJ da sua empresa e mais.

Mesmo que você não opte por um programa de gestão de NF-e ou ainda precise lidar com várias notas físicas, você pode usar uma planilha de Excel para realizar o registro manual de informações importantes, tais como: data de emissão, data de vencimento do boleto, prazo de pagamento, nome do fornecedor, custo por tipo de imposto, custo do produto ou serviço etc.

Lembre que esse controle é primordial para evitar problemas fiscais e tributários. Antes de começar a jornada de organização, consulte o contador da empresa para entender suas demandas e conseguir encaixá-las no processo.

Quais erros devem ser evitados ao realizar o controle de notas fiscais?

O erro mais comum a ser evitado sempre é não emitir a nota fiscal. Como dito, ela é um documento contábil. Por isso, a NF é essencial para o controle fiscal do seu negócio. É comum os gestores acharem que não é necessário emitir a NF para certos processos. Por exemplo, se a sua frota passou por um processo de manutenção, é preciso solicitar a emissão da nota. Além de estar alinhado às boas práticas contábeis, você realiza o gerenciamento de custos da frota.

O segundo erro mais comum é não ter um contrato de prestação de serviços com um contador ou uma empresa de contabilidade. Esse profissional é essencial para o seu negócio: sem ele, você pode deixar de fazer processos obrigatórios pelo governo e acabar caindo na dívida ativa. Por isso, busque por referências no segmento e tenha um contador de confiança para que seja possível otimizar o controle de notas fiscais.

Há muitos processos com custos que costumam preocupar os gestores, seja na emissão e no controle de notas fiscais, seja na hora de calcular o pedágio para os motoristas. Realizar o gerenciamento diário dessas informações é muito importante para o equilíbrio das contas do seu negócio.

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