Fique por dentro do que é Custo Total de Propriedade e como calcular

Ao longo de todo o exercício administrativo, são inúmeros os momentos em que um gestor precisa confrontar os indicadores de performance. Afinal, essas métricas são fundamentais para tomadas de decisão mais acertadas. Com isso em mente, hoje abordaremos o Custo Total de Propriedade.

Neste artigo, você vai conhecer as principais curiosidades sobre o tema, esclarecendo o que é esse indicador, como realizar seu cálculo e qual a sua importância para a empresa. Continue conosco!

O que é Custo Total de Propriedade?

Custo Total de Propriedade (TCO) — ou, em inglês, Total Cost of Ownership — é um indicador utilizado para estimar o valor agregado de um investimento para a empresa.

Como toda métrica, ela depende da precisão do indivíduo que a calcula. Por esse motivo, entendemos que a análise do TCO é refinada caso você conte com o auxílio de um profissional contábil, capaz de identificar todas as variáveis positivas e negativas antes da execução do cálculo.

Aqui, vale lembrar as diferenças entre o TCO e o ROI. O Custo Total de Propriedade não serve para examinar os riscos de uma decisão. Na realidade, essa é uma métrica adequada exclusivamente para a análise do custo efetivo total — ou seja, o valor pago além do preço inicial de uma aquisição.

Afinal, de maneira geral, todas as aquisições implicam em custos posteriores ao valor da compra. Sendo assim, o TCO é amplamente utilizado pelas empresas que pretendem atualizar suas infraestruturas, sejam físicas ou virtuais.

Como calcular o TCO?

Agora, você verá um breve tutorial sobre a realização desse cálculo. Em um primeiro momento, é importante observar que o TCO é um indicador que considera valores:

• visíveis, como o preço de compra e registro de um produto;
• ocultos, como os custos recorrentes e inerentes à manutenção de tal produto.

Com isso em mente, vamos ao passo a passo!

Defina o propósito

Tratando-se de TCO, não adianta pular etapas. Como exemplo, você pode ter a pretensão de analisar:

• eficiência operacional após a atualização da frota;
• economia financeira após a contratação de um software;
• retenção de novos clientes após a implementação de um site.

É basicamente impossível elencarmos todas as motivações de um gestor que pretende estimular a performance da operação. O importante, com esses exemplos, é que você perceba como eles são diferentes entre si e, por esse motivo, demandarão a utilização de variáveis distintas para chegar ao TCO final.

Selecione as variáveis

Você tem o objetivo definido e, agora, deverá examinar quais são todos os custos relativos a essa meta. Tratando-se da compra de novos veículos, é preciso considerar os custos de aquisição, manutenção, abastecimentos, impostos, documentações e afins.

Mesmo com softwares, sites e aplicativos, o procedimento não será modificado: identificar o custo de compra, manutenção, suporte e demais valores aplicáveis. Para ilustrar melhor, vamos frisar sobre a atualização da frota, em que os custos:

• visíveis serão representados pelo preço de compra, revisões programadas, emplacamento, impostos etc.;
• ocultos serão representados por situações eventuais, como manutenções corretivas, ociosidade, depreciação e sinistros.

Escolha o período

Nessa altura do planejamento, cabe a você escolher um período de amostragem para o cálculo, uma vez que é praticamente impossível compilar todos os anos fiscais de uma empresa para identificar o impacto de uma única compra.

Sendo assim, o período poderá ser amplo, como semestral ou anual. Apesar disso, análises de TCO de curto alcance também são eficientes no exame de soluções mais imediatas, como as alternativas digitais.

Por fim, destacamos a importância na comparação entre o preço de compra e o TCO. A diferença pode ser tão abismal quanto a realidade, em que o Custo Total de Compra expõe o real valor da aquisição.

Como reduzir o TCO em minha empresa?

Conhecer o Custo Total de Propriedade é fundamental para desenvolver estratégias para o seu negócio, não é verdade? A forma como os gestores lidam com os bens da empresa define se o futuro dela é de sucesso ou não. Afinal, a relação entre o valor de um investimento, o seu retorno financeiro e a possível depreciação de um bem tem tudo a ver com o desempenho da organização.

Dessa maneira, é preciso que a técnica de calcular o TCO seja implementada na empresa com o objetivo de mapear melhores oportunidades para reduzir custos no negócio. Ao analisar essa métrica, pode-se planejar ações com o intuito de baixá-lo, buscando que isso seja refletido nos resultados de performance da empresa.

A seguir, confira algumas boas práticas para implementar e conseguir tornar mais rentável o TCO do seu negócio!

Acompanhe indicadores de desempenho

Você sabia que marcas renomadas no Brasil e no mundo têm uma cultura data-driven (direcionada a dados)? Esse conceito faz parte do posicionamento estratégico desses negócios e é responsável por fazê-los apresentar resultados extraordinários. Isso, porque o acompanhamento contínuo dos Key Performance Indicators (Indicadores-chave de Desempenho) fornece informações fundamentais para as tomadas de decisão dos gestores.

Quando falamos em gestão de frotas, o acompanhamento de métricas operacionais é essencial para que seja possível identificar oportunidades de ganho de tempo, dinheiro e produtividade nos processos. Afinal, essa é uma atividade naturalmente onerosa, e é fundamental investir em ações que tornem a operação cada dia mais enxuta e rentável.

Reveja as metodologias de trabalho

Você já ouviu um velho ditado que diz que “menos é mais”? É sob essa ótica que os gestores experientes em metodologias lean (enxutas) buscam otimizar a performance da operação e, consequentemente, do negócio. Revisitar os processos e atualizá-los é outra ação que ajuda a reduzir o seu TCO.

Conte com ferramentas práticas e tecnológicas

Com a transformação digital e novos modelos de negócio em ascensão, como aqueles que trabalham com SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço), muitas vezes, é mais rentável para a sua empresa investir em outsourcing (terceirização) da frota ou de outras rotinas, como o monitoramento das unidades.

Isso, porque empresas especializadas em determinado assunto contam com ferramentas de última geração para entregar a melhor experiência ao cliente, contribuindo para o sucesso dele na medida em que ele consegue focar mais o seu próprio ramo de atuação. Mesmo se isso não for possível, é essencial buscar, no mercado, conhecer novidades que possam melhorar a produtividade da empresa a um custo menor.

Invista em sistemas de gestão

Acima, falamos sobre o acompanhamento de indicadores. Para que os dados sejam o mais precisos possível, e a informação seja fluida, é necessário que você invista em sistemas de gerenciamento. Hoje, para análise de dados, as organizações usam muito o Power BI (Business Intelligence, ou Inteligência de Negócios), por ser gratuito e oferecer mais funcionalidades gráficas para os usuários.

Alinhe os objetivos com sua equipe

Um dos grandes desafios para qualquer gestor é manter o alinhamento das informações. Agora, para quem faz o gerenciamento de frotas, isso é um pouco mais complicado. Afinal, a equipe costuma estar distribuída em várias localidades — ou seja, o liderado está distante do seu líder. Realizar o controle a distância é um dos grandes desafios da gestão de frotas.

Para que o Custo Total de Propriedade da sua operação passe continuamente por um processo de redução, é fundamental que a equipe esteja alinhada quanto ao seu impacto para o negócio, bem como sobre os seus objetivos. Para tanto, invista mais em comunicação e pesquisas internas, para realmente ouvir os seus colaboradores.

Otimize a performance do seu negócio e melhore a gestão dos ativos da sua empresa implementando a prática de TCO como uma rotina necessária. Com este artigo especial sobre Custo Total de Propriedade, com certeza, agora você está pronto para inovar nas rotinas produtivas do seu negócio.

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