As melhores práticas para otimização de rotas

Comandar uma empresa com operações logísticas pode ser uma tarefa desafiadora. Você precisa contar com uma equipe competente e ágil na resolução de problemas, e coerente na apresentação de sugestões. Por conta disso, aproveitamos para trazer neste artigo o conceito da otimização de rotas.

Você já aplicou essa metodologia em sua empresa? De qualquer maneira, preparamos algumas dicas para explicar esse procedimento. Destacaremos os problemas que podem ser solucionados e as principais razões para introduzir essa prática gerencial na sua operação. Continue a leitura!

Saiba o que é exatamente otimização de rotas

Como você sabe, a otimização remete a todo o conjunto de práticas que visam eliminar etapas e cortar desperdícios, assim como reduzir a ociosidade e aumentar a produtividade. Sendo assim, quanto antes você aplicar esse conceito no planejamento das suas rotas, mais cedo alcançará esses benefícios operacionais.

É justamente aqui que migramos para outra questão dentro desse tema. Afinal, quais são os principais desafios a serem superados pela otimização de rotas? Para responder essa pergunta, listamos algumas situações abaixo. Confira:

• economia de combustível, pela escolha de trajetos mais fluidos;
• satisfação do consumidor, por conta de entregas mais rápidas;
• aumento da produtividade, com menor ociosidade nas oficinas, selecionando trajetos menos nocivos à condição mecânica das unidades.

Veja por que colocar esse conceito em prática

Para além das situações listadas, vale lembrar que o maior trunfo da otimização está em evitar a recirculação. Muitas vezes, as unidades refazem um mesmo percurso, com deslocamentos, embarques e entregas que não são coerentes.

Se os veículos estão na rua, você deve extrair o máximo de eficiência de cada operação, equilibrando:

• o maior número de ordens, entregas e retiradas por deslocamento;
• o menor tempo de imobilidade durante o trajeto;
• o menor consumo de combustível por percurso.

Evidentemente, essa não é uma tarefa tão simples. Mas, com a capacitação da equipe nesse conceito, sua operação começará a colher os frutos de uma roteirização otimizada. Além disso, lembramos a importância de se contar com o auxílio tecnológico nessa tarefa.

Entenda como planejar a otimização de rotas

O plano de roteirização é feito com base nas demandas logísticas e operacionais da transportadora. Confira alguns passos pontuais para tornar suas rotas mais otimizadas e elevar a competitividade do seu negócio.

Analise a legislação de transporte

Para evitar situações repentinas e desagradáveis ao ter que rodar em determinadas cidades ou vias, lembre-se de conferir a legislação de transporte relacionada ao trajeto que será percorrido. Existem cerca de 500 municípios com restrições para a circulação de veículos grandes e de carga, como caminhões. Isso leva a atrasos e multas por descumprir as leis de trânsito municipais, tornando o trajeto mais oneroso e problemático.

Você corre o risco de sofrer impedimentos ao entrar em alguma rota da cidade, impedindo a realização das entregas. Sem falar que os clientes ficarão insatisfeitos por conta desse impasse. Portanto, considere estes detalhes sempre que for planejar suas rotas.

Se você se enquadrar nesse tipo de restrição, basta definir outro trajeto ou buscar soluções para concluir suas operações, como utilizar um veículo menor (alugado, emprestado, fretado etc.) para transitar pela rota escolhida.

Também é importante considerar se os caminhos apresentam limitações de peso e tipo de mercadoria transportada. Essa medida preventiva evitará sanções legais e possíveis acidentes.

Analise previamente as rotas diárias

Lembre-se de elaborar um cronograma para as rotas diárias considerando suas condições, de modo a evitar problemas recorrentes. Caso contrário, você terá de lidar frequentemente com congestionamentos, paralisações, trechos em obras, lentidão do trânsito e desvios em virtude de eventos (como datas comemorativas e esportes).

Com um plano desse tipo, você consegue levantar sobre as peculiaridades de cada rota. Ao saber de qualquer impasse, terá como definir os caminhos mais apropriados para cada dia, condição e horário.

Avalie custo e velocidade de entrega durante o planejamento

É necessário equilibrar custos e rapidez ao planejar as entregas. Para isso, categorize sua cartela de clientes em grupos de acordo com o nível de urgência com que necessitam das mercadorias. Por exemplo, para aqueles com prazos mais curtos, planeje rotas que passam por trajetos rápidos que contêm pedágios.

Isso é importante por causa da localização estratégica que interliga pontos em uma distância reduzida, e por causa das boas condições de pavimentação e acesso que muitos desses caminhos apresentam. Dessa forma, os veículos terão um desempenho mais satisfatório, podendo percorrer mais rapidamente uma rota. Logicamente haverá custos com o pagamento de pedágios, mas a probabilidade de entregar a carga dentro do prazo aumenta consideravelmente.

Já para em relação aos clientes que apresentam um prazo superior é possível selecionar os trajetos mais econômicos, com menos pedágios. No entanto, é preciso ter em mente que o desgaste do caminhão será maior ao passar por eles, gerando custos elevados com manutenções futuras.

Planeje rotas em diferentes períodos

Tente roteirizar e usar os mesmos trajetos em diferentes momentos do dia ou em dias diferentes. Assim, você saberá em quais horários suas viagens se tornam mais rápidas e eficientes, bem como em quais instantes há mais congestionamentos e bloqueios.

Também é possível considerar feriados e fins de semana. Para isso, veja com os clientes se estarão disponíveis para enviar ou receber seus produtos aos sábados, domingos e feriados.

Descubra como realizar a otimização de rotas

Agora que você entendeu a importância e como planejar a otimização de rotas, saiba de que formas você pode colocar isso em prática. Confira as nossas 10 dicas a seguir!

1. Faça o monitoramento das suas cargas

Sua empresa lida com frotas de caminhões? Independentemente do seu porte, é essencial realizar o monitoramento das cargas quanto antes. A medida garante mais eficiência na sua entrega, além de agregar mais segurança a ela. E, é claro, também aos seus motoristas.

Com as cargas monitoradas, você ainda pode realizar alterações de última hora, se houver necessidade. Afinal, será de seu conhecimento, especificamente, o local em que se encontra o caminhão. Sem contar que você reconhecerá tranquilamente o mais apto e propício a suprir alguma solicitação a mais.

2. Invista nos eficazes cartões combustíveis

O cartão de combustível vem com sistemas que realizam o acompanhamento de toda despesa feita com abastecimentos. Isso funciona em tempo real, facilitando a administração da sua frota. É muito fácil aderir ao programa e escolher as configurações. Há uma série de privilégios que esse recurso pode trazer a você.

Com o cartão, você checa os prazos para entregas em determinadas regiões, confere as listagens de locais que aceitem o uso do cartão, confirma se existem taxas administrativas, pode ativar a opção de controle por celular e tem a possibilidade de pagamento de outros serviços também.

3. Implemente algumas soluções tecnológicas

A otimização de rotas tornou-se extremamente viável com a ajuda da tecnologia. Existem softwares e sistemas que ajudam na escolha das melhores rotas, deixando tudo muito mais facilitado. Sendo assim, aproveite e economize por meio da redução considerável do seu custo de operações com o auxílio da tecnologia.

Um software de gestão de frotas oferece à sua empresa um controle bem satisfatório de seus processos. Ele entrega a você uma série de dados relevantes — a média de combustível usado, por exemplo. Ou o momento mais adequado para fazer alguma manutenção em determinado veículo.

4. Mantenha sua equipe muito bem treinada

Treinamento é essencial para qualquer equipe, concorda? Manter seus motoristas e outros colaboradores em frequente treinamento garantirá entregas mais efetivas. Ganhe mais rapidez e excelência em suas entregas adotando essa prática. Seu cliente certamente notará a diferença.

5. Estabeleça diferentes perfis de entrega

Falar de otimização de rotas sem pensar em perfis de entrega é impossível. É necessário pensar na diversidade de perfis de entrega para atender a vários tipos de clientes e suas diferentes necessidades.

Alguns clientes precisam que o caminhão fique parado por mais tempo para carga e descarga de mercadorias, enquanto outros ocupam pouco espaço e tempo no veículo.

Ao determinar e entender os perfis é importante possibilitar diferentes calendários de entrega para um mesmo cliente, criando flexibilidade de acordo com as demandas que ele apresente.

O reconhecimento de diversos perfis abre flexibilidade para acompanhamento de possíveis mudanças, que devem ser acompanhadas sistematicamente por processos de monitoramento de cargas, como mencionamos.

Por isso, é importante investir em uma gestão integrada de processos logísticos, criando uma comunicação colaborativa entre todos os departamentos e colaboradores.

6. Elabore a gestão de processos integrada

A logística integrada é fundamental para otimizar suas rotas, bem como para o bom andamento de quaisquer outros processos ligados à entrega de uma carga. Atividades operacionais e de gestão precisam trabalhar lado a lado. Para isso, você pode contar com os softwares de logística, um complemento aos que citamos.

Seus colaboradores também devem se mostrar sempre prontos para que os fluxos de dados circulem e para cumprir com todas suas incumbências — como a checagem de cada viagem ou garantir a entrega das cargas. Tudo conforme as normas preestabelecidas pelo planejamento.

7. Tenha bons canais de relacionamento

Lembramos que também é imprescindível facilitar as relações estratégicas perante seus clientes. É preciso identificar de forma ágil qualquer feedback obtido no que se refere aos transportes e às entregas.

Por isso, invista em soluções de atendimento que consigam obter retorno em tempo real de seus clientes. Existem soluções prontas que integram diversas plataformas de atendimento como e-mail, WhatsApp e redes sociais.

8. Realize pesquisas de satisfação

Além de um bom atendimento é importante avaliar a entrega depois de ter sido finalizada. A metodologia NPS (Net Promoter Score) é uma grande aliada nessa missão. O principal objetivo é medir a percepção de seus clientes sobre o serviço prestado e a probabilidade de indicarem a empresa para amigos e familiares.

9. Comece por onde é possível

Muitas empresas ficam estagnadas por acreditarem que é preciso atingir uma verba alta para investir em otimização de rotas. Entendemos que mais verba agiliza todo o processo, mas se a sua empresa ainda não tem como investir grandes quantias nessa área, comece aos poucos com soluções viáveis e itens essenciais:

• aplicativos gratuitos: existem diversas soluções gratuitas que facilitam a roteirização de entregas ao mostrar a estimativa de chegada, diferentes opções de rotas e informações de trânsito em tempo real, como Waze e Google Maps;
• planilhas: com uso correto e organizado de planilhas é possível anotar dados importantes para a otimização de rotas como frequência de entregas para cada cliente ou índice de satisfação com o serviço.

Existem diversos passos para otimização de rotas da empresa. A princípio, pode parecer um trabalho árduo, mas, ao ser implementada, e tornar-se parte da cultura logística, trará diversas vantagens.

10. Acompanhe os relatórios

Após finalizar as entregas, desenvolva o hábito de avaliar os relatórios dos veículos no controle da sua frota. Por meio desses documentos, você terá uma percepção abrangente sobre todos os detalhes e custos das operações. Dessa forma, a otimização de rotas se tornará cada vez mais fácil e precisa.

Entenda por que vale a pena investir em automatização

Nesse cenário, é recomendável que você contrate alguma solução automatizada para a otimização de rotas. Agora, confira os principais ganhos que isso proporcionará à sua empresa!

Economize mais com a adoção do sistema

Aqui está um critério importantíssimo para qualquer operação logística. Você observará, a curto prazo, que esses cortes se perpetuam, devido às reduções nos custos de abastecimentos, substituições e reparos de pneus. Assim como taxas de pedágios, manutenções preventivas e corretivas e mesmo a queda de infrações de trânsito.

Garante mais efetividade nos processos

Enquanto gestor, sua tomada de decisão será refinada. Você ganhará agilidade para fazer escolhas que, sem a otimização de rotas, seriam um “tiro no escuro”. Hoje, as soluções geram relatórios completos de tempos e custos praticados em cada deslocamento. Elas permitem que você aposte em trechos com menor perda de tempo, dinheiro e eficiência.

Evite perdas ou roubos de carga

Ao otimizar as rotas é possível evitar áreas de risco bem como planejar horários específicos de entrega. Isso evita que o caminhão passe ou permaneça pela área sem necessidade. Dessa forma, evita-se o roubo de cargas, um problema ainda muito presente nas operações rodoviárias.

Invista mais no crescimento da empresa

A otimização de rotas pode alavancar seus indicadores operacionais de maneira significativa. Softwares especializados monitoram o tráfego regional, identificando alterações no trânsito.

Com isso, você economiza nos seus gastos operacionais e, ao mesmo tempo, aumenta o número de entregas realizadas.

Aumente a satisfação do cliente

Manter e satisfazer os clientes é o principal objetivo de qualquer empresa que quer se posicionar bem no mercado e garantir o lucro dos negócios. Os trajetos mais eficientes elaborados com a otimização de rotas reduzem atrasos e erros nas operações.

Com isso, o nível de satisfação dos clientes tende a aumentar ao perceber o comprometimento da empresa e a excelência nas entregas.

Como você pôde ver, não faltam motivos para investir na otimização de rotas. Podemos concluir que, quanto antes um gestor se alia à tecnologia disponível, mais cedo ele sairá na frente da concorrência. Aumente o controle sobre cada veículo e cada gasto realizado, integre mais seus colaboradores com o uso da tecnologia e economize!

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