Regras para uso de veículos da empresa: 4 dicas para elaborar

Com e-commerce, delivery e serviços in loco em alta, as empresas precisam se reinventar para realizar entregas ou deslocamentos até o local de serviço. Nesse sentido, investir em uma frota própria permite otimizar a operação do negócio e, assim, conseguir mais autonomia e eficiência.

Quando o assunto é o deslocamento em frota própria, é preciso estabelecer regras para uso de veículos da empresa, a fim de evitar complicações e manter os motoristas na mesma página. Mas qual o ponto de partida para a formulação dessas normas? Continue a leitura e confira nossas dicas!

Por que estabelecer regras para uso de veículos da empresa?

Boas condutas para todo o tipo de viagem a trabalho podem fazer toda a diferença no seu financeiro e operacional. Essas regras para o uso de veículos são diretrizes para regular o uso dos carros, vans e motos pelos funcionários, garantindo segurança, eficiência e preservação da frota.

Operar sem normas de uso veicular pode trazer diversos riscos. Afinal, nenhum gestor quer ter que lidar com multas, carros mal conservados e desvios de combustível, por exemplo. Aliás, sem diretrizes claras, os funcionários podem utilizar os veículos de forma imprudente ou inadequada –  resultando em acidentes, danos e até mesmo em responsabilidade legal para a empresa. A falta de controle sobre o uso dos automóveis pode levar ainda ao desperdício de combustível, aumento dos custos de manutenção e perda de produtividade.

Por outro lado, ao possuir um manual coerente à realidade da empresa e acessível a todos os funcionários, a organização pode obter vantagens. Um guia bem elaborado ajuda a garantir o cumprimento das políticas de segurança, o uso eficiente dos recursos e a conformidade com as leis. 

4 dicas para definir as regras para uso de veículos da empresa

Para definir as regras para o uso de veículos da empresa, é importante considerar a realidade e as necessidades específicas de cada organização. Toda empresa possui suas particularidades, e as normas devem ser coerentes com esses pontos.

Veja, a seguir, alguns aspectos que precisam ser avaliados para o preparo deste termo de responsabilidade de veículo:

1. Confira os riscos do local de atuação: dependendo da região, alguns riscos podem ser elevados. Por exemplo, em locais de difícil acesso, há mais chances de desgastes e falhas nos veículos. Outros lugares podem apresentar índice de criminalidade mais alto. Enfim, a avaliação de riscos direciona as futuras regras de segurança. 
   
   
2. Pesquise as características dos veículos: confira problemas crônicos dos modelos de veículos que compõem a frota. Confira, também, indicações dos fabricantes quanto a peças e cuidados. Isso serve para criar regras que visam se antecipar a possíveis problemas. 
   
   
3. Entenda as demandas de uso: quantos km, em média, são percorridos por dia? Quanto tempo o veículo fica exposto ao tempo? Quantos motoristas irão usar o mesmo automóvel? Todas essas variáveis irão impactar nas normativas de uso.
   
   
4. Estude implementar tecnologia: se você deseja que os colaboradores sigam as regras para uso de veículos da empresa, é importante implementar tecnologias de rastreio e controle, pois elas permitem verificar se as normas estão sendo obedecidas. 
   
   

Para montar um manual eficaz, é importante estar em contato com diferentes áreas da empresa, como recursos humanos, gestão de frota e jurídico. O material deve ser claro, conciso e abordar todos os aspectos relevantes para o uso dos veículos corporativos.

Por fim, os funcionários devem ser comunicados com clareza sobre as regras estabelecidas e ter fácil acesso ao guia de utilização. Isso pode ser feito por meio de treinamentos, comunicações internas e disponibilização em formato digital ou impresso.

As principais regras que toda frota deve conter

Embora cada tipo de negócio tenha suas particularidades, há regras que toda frota de veículos da empresa deve conter para garantir a segurança e a eficiência. Aqui estão algumas delas:

• Práticas para segurança: é indispensável definir diretrizes claras para o cumprimento das leis de trânsito, bem como boas práticas perante ao cuidado com pedestres e diminuição de riscos de assaltos.
  
  
• Uso autorizado: o manual deve determinar quem está autorizado a utilizar os veículos e em quais circunstâncias e horários, incluindo restrições quanto ao uso particular do carro da empresa.
  
  
• Responsabilidade pelo veículo: é preciso estabelecer responsabilidades claras para os motoristas em relação ao cuidado e à preservação dos veículos da empresa, incluindo relato imediato de danos ou problemas mecânicos.
  
  
• Modificações: o manual deve proibir modificações não autorizadas nos veículos da empresa, como instalação de acessórios ou alterações na estrutura do veículo.
  
  
• Regularizações: o guia deve conter orientações sobre os serviços oferecidos de seguros, gestão de sinistros e mobilidade. Além disso, é preciso descrever os procedimentos em situações como sanções, multas, uso inadequado, acidentes e eventos correlacionados.
  
  
• Acordo de manutenção preventiva, abastecimento e pedágios: é preciso definir protocolos aos motoristas, incluindo verificação de pneus, freios, óleo e outros itens de segurança. Além disso, também se faz necessário uma política para abastecimentos, com o controle de um cartão combustível para frota de carros.

Por fim, não esqueça de fornecer orientação sobre o processo para retirar e devolver o veículo em cada utilização. Organizando todos esses pontos, certamente a gestão de veículos será mais tranquila. 

🚗 Confira nosso guia para aprimorar sua gestão de frota de carros. 

Aplique as melhores regras para uso de veículos da empresa!

Aplicar as regras de forma eficaz na gestão da frota demanda um amplo conhecimento sobre a operação dos veículos. É necessário identificar o que é realmente importante para garantir a segurança, a eficiência e a responsabilidade no uso de cada automóvel.

Para aprimorar esse conhecimento e desenvolver um manual de uso veicular,  não deixe de se aprofundar em boas práticas para a gestão de viagens de negócios. Isso ajudará a criar normas que atendam às necessidades específicas da sua empresa.