Como você já sabe, gerenciar o cotidiano logístico não é uma tarefa fácil. Afinal, estamos falando de uma operação super exigente, carregada de informações, detalhes e estatísticas. Sendo assim, preparamos este post para falar de algumas abordagens que podem contribuir no seu dia a dia, a começar pela planilha de controle de frota.
O nosso objetivo é demonstrar como essa ferramenta pode agilizar as rotinas e acompanhamentos da sua operação, mas vamos apresentar também uma solução alternativa, que entrega mais eficiência, velocidade e otimização. Não perca tempo e acompanhe!
O que é uma planilha de controle de frota?
A planilha nada mais é do que uma interface de controle de dados, que pode ser utilizada nos principais softwares do mercado, tais como Microsoft Excel, Apple Numbers e Google Sheets.
Nesse sentido, o objetivo de uma planilha de controle é registrar e acompanhar as informações variáveis nas operações de transporte. Quer um esxemplo? Então, conheça algumas estatísticas monitoradas com essa ferramenta:
- controle do abastecimento: registra quilometragem, litragem e valor abastecido pelos motoristas em diferentes pontos;
- controle da manutenção: anota a data e o procedimento realizado em diferentes intervalos, facilitando a obediência ao calendário de revisões;
- controle das operações: lista o status e o progresso de cada operação de transporte, informando seus detalhes, como destino, motorista responsável e carga em questão.
Qual é sua finalidade?
Como pôde ver acima, as três funcionalidades básicas de uma planilha estão focadas no controle operacional, em uma tentativa de entregar maior previsibilidade e poder de decisão para o supervisor da frota. No entanto, as planilhas contam com algumas vulnerabilidades, a começar pelo processo de preenchimento.
A menos que você desenvolva uma planilha robusta, programando fórmulas para a captação automática de dados em um servidor externo, todo o processo de atualização do arquivo precisará ser realizado manualmente. Para isso, o gestor deverá dedicar seu tempo para preencher as células, ou pelo menos atribuir essa responsabilidade a outro funcionário.
Por conta desse delay entre o preenchimento e o entendimento dos dados, a planilha acaba não sendo a melhor opção para a atualidade, em que se exige uma postura mais imediata e reativa — o que, em nossa visão, só é possível ao utilizar sistemas atualizados em tempo real.
Existe uma solução alternativa?
Felizmente, a resposta é sim! Afinal, a inovação tecnológica deu origem a inúmeros sistemas que possibilitam a profissionais multitarefas como você controlarem a frota de maneira inteligente e dinâmica, por meio de processos orgânicos e automatizados.
Como toda solução informática, os softwares focam na automatização de tarefas. No caso da gestão de frotas, isso é percebido ao eliminar o preenchimento dos dados, que passam a ser coletados automaticamente, com sensores instalados nos veículos, observando variáveis como abastecimento, velocidade e localização.
Quais são os benefícios de um software especializado no controle e gestão de frotas?
Os aplicativos de controle de frota estão disponíveis para download e permitem que você faça a gestão dos veículos da empresa online, por meio da tela do seu celular, sem precisar se preocupar em ficar preenchendo dados manualmente. Assim, você não perde tempo com a parte burocrática da empresa, ficando livre para realizar negócios e cumprir os objetivos estratégicos, além de contar com outros benefícios — que você confere a seguir.
Parametrização das regras de abastecimento
Em geral, carros de frota possuem utilizações distintas, rodando diferentes quilometragens por dia. Controlar o abastecimento de cada um e cuidar também do consumo são um desafio para quem só possui uma planilha de controle.
Um aplicativo possibilita que o controle do abastecimento seja individualizado de forma automática, estabelecendo regras de parametrização que permitem acompanhar o consumo e o desenvolvimento de cada veículo.
Geração de relatórios inteligentes
Os relatórios de controle são importantes não apenas para questões ligadas ao consumo, mas também para aspectos referentes ao desenvolvimento e à manutenção de cada veículo. Você pode gerar relatórios personalizados quando quiser, sem precisar esperar o final do mês para fazer um estudo completo por meio da planilha de controle de frota.
Facilidade de integração com o sistema ERP
Empresas modernas e antenadas têm apostado cada vez mais em sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Trata-se de um software que reúne todas as informações organizacionais, dados e processos vitais para o negócio, em um único ambiente, facilitando a gestão e a tomada de decisões.
Os aplicativos de controle de frota podem integrar-se ao sistema ERP, o que gera um banco de dados único que favorece a gestão empresarial. Assim, esses aplicativos buscam o melhor resultado possível com o uso dos veículos da frota.
Coleta e auditoria de dados absolutamente segura
Enquanto as planilhas são preenchidas manualmente, os aplicativos coletam e auditam os dados automaticamente, com 100% de garantia de fidedignidade. Com isso, você pode mapear os gastos da frota nos últimos meses, aferindo o valor real de cada carro para a sua empresa.
Rastreamento e monitoramento
O fato de trabalhar online dá ao sistema a possibilidade de oferecer serviços como o de rastreamento e monitoramento da frota. Além da questão da segurança, o monitoramento online contribui com a logística, uma vez que é possível identificar rotas alternativas, desviar de bloqueios e fugir de situações que possam colocar em risco tanto o motorista quanto o veículo.
Esse monitoramento garante a melhoria do serviço prestado pela sua empresa, uma vez que os processos ganham mais agilidade e segurança.
O que considerar na escolha de um software?
A escolha de uma boa plataforma depende de três pontos básicos: a reputação de mercado, o suporte técnico e a compatibilidade operacional. Abaixo, explicamos cada um desses aspectos.
Reputação de mercado
Aqui, não existem segredos. A reputação de uma marca é inerente à qualidade de seus produtos e serviços prestados ao consumidor. Por isso, encontrar uma boa desenvolvedora, comprometida com a qualidade de seus resultados e que seja experiente no seu ramo, é determinante para o sucesso dessa parceria.
Suporte técnico
Em um mundo ideal, a utilização do suporte nunca é algo esperado, pois o objetivo é que tudo funcione perfeitamente. No entanto, em casos de dúvidas ou até mesmo problemas, é fundamental que você conte com uma empresa com disponibilidade, pronta para ajudar você sob qualquer circunstância.
Compatibilidade operacional
Por último, e talvez mais importante, está a compatibilidade do software de gestão com a sua rotina. Afinal, ele deve atender suas exigências, cobrindo qualquer desejo por estatística, resultado ou funcionalidade. Assim, você tem a certeza de que está contratando uma ferramenta útil para a sua empresa.
Viu só como existem alternativas à tradicional planilha de controle de frotas? A tecnologia veio para ficar a para auxiliar na gestão dos negócios!
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