Saiba quais são as regras para admissão no eSocial

Quem trabalha com Recursos Humanos e Departamento Pessoal sabe que em 2014 foi instituído o eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas —, com o intuito de otimizar processos e reduzir a burocracia para os empregadores.

No entanto, esse sistema apresenta regras bastante específicas no que se refere a direitos trabalhistas e previdenciários. Isso exige das empresas um bom esforço de suas equipes para revisar sistemas e processos.

Até hoje esse regramento gera dúvidas! Diante desse quadro, criamos um conteúdo bastante didático para ajudar você a entender melhor a admissão no eSocial. Confira a seguir!

Entenda o que é o eSocial

Em linhas gerais, o eSocial — Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — foi criado em 2014 com o intuito de unificar processos e informações que antes eram organizados de forma independente. São elas:

• informações sobre vínculo empregatício;
• contribuição previdenciária;
• folhas de pagamento;
• acidente de trabalho;
• depósito do FGTS;
• aviso prévio;
• escrituração fiscal.

A partir da implementação do eSocial, quando um colaborador é contratado, em vez de enviar informes independentes a diferentes órgãos governamentais, basta cadastrar o novo membro da equipe em um sistema único.

Ou seja, todas as informações do trabalhador deverão ser registradas em uma única plataforma, reduzindo a emissão de informes. Assim, o sistema registra.

• alterações na jornada de trabalho;
• alterações salariais;
• pendências jurídicas;
• demissão
• admissão.

O sistema unificado também é importante na hora de processar dados relativos ao Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), por exemplo.

No entanto, embora seu intuito seja reduzir a burocracia e evitar ruídos, para realizar a admissão no eSocial, é necessário observar inúmeras regras que podem parecer desafiadoras para as equipes de RH e a contabilidade dentro das empresas.

Saiba como funciona a admissão no eSocial

Ao admitir um novo colaborador, é necessário realizar o seu registro. Contudo, hoje em dia, não é mais necessário preencher livros com esses dados. Com a implantação do eSocial, ocorreram alterações nos prazos e na forma de realizar essa tarefa.

Veja como é feita a admissão e a qualificação do colaborador

O primeiro passo para realizar a admissão de um colaborador é fazer a qualificação de seu cadastro na Receita Federal. Isso basicamente significa que você precisa verificar se ele tem situação regular junto ao órgão.

Para tanto, é necessário informar nome, data de nascimento e PIS/NIS. Caso seja detectada alguma irregularidade, o candidato precisa fazer a correção antes de ser contratado.

Conheça o prazo de admissão no eSocial

Depois da qualificação do cadastro, a admissão no eSocial deve ser realizada em até 24h antes do início das atividades do novo colaborador para o evento S-2200 — registro de novos trabalhadores.

Por outro lado, caso você ainda não tenha acesso a todos os documentos relativos à admissão, pode usar o evento S-02190, que permite o registro preliminar do colaborador, bastando informar CPF, data de nascimento e de admissão.

Após o registro nesse código, a empresa terá até o próximo dia 07 ou até o fechamento da folha de pagamento para realizar o registro no código S-2200.

Entenda a situação do art. 29 da CLT

O art. 29 da CLT postula que o prazo para anotação da contratação na carteira de trabalho é de 5 dias. No entanto, é importante ter em mente que esse prazo é relativo apenas ao documento físico.

Assim, saiba que existem duas formas de registro. A admissão no eSocial e a anotação na CTPS. Caso a empresa não seja compelida a adotar o sistema virtual, poderá seguir os prazos previstos no art. 29 da CLT.

Descubra como alterar a data de admissão

Após a realização do registro, a data de admissão não pode ser alterada. Caso tenha acontecido algum erro na hora do lançamento, o departamento de Recursos Humanos deverá lançar um evento de exclusão do código S-2200 e, então, fazer o novo cadastro.

Em regra, para realizar a exclusão, você precisa ingressar no portal do eSocial e:

• clicar no menu “empregados” e, logo em seguida, em “gestão de empregados”;
• digitar o CPF a ser excluído;
• clicar em “movimentações trabalhistas”;
• fazer a exclusão “Admissão do Trabalhador”, no campo “excluir”;
• realizar a assinatura digital.

É necessário destacar que o código S-2200 não é indicado para colaboradores sem vínculo empregatício e tampouco para trabalhadores estatutários. Além disso, admissões retroativas geram multas e penalidades que podem variar de R$ 800,00 a R$ 6.000,00.

Veja como realizar a admissão no eSocial

Para realizar a admissão, as empresas devem usar o código S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador). É necessário destacar que cada organização vai adotar um sistema de gerenciamento e elaboração de folha de pagamento diferente, e isso vai influenciar na forma de envio dessa informação.

Já no portal do eSocial, a empresa deverá seguir o seguinte passo a passo:

• fazer login com seu certificado digital;
• clicar no botão “empregado” e, então, em “admitir/cadastrar”;
• preencher os dados relativos ao profissional contratado;
• salvar e assinar digitalmente.

Fique atento ao seu sistema de folha de pagamento. Lá você consegue acompanhar os eventos enviados. Se o status estiver como “processado”, o envio foi realizado adequadamente. Contudo, se aparecer “processado com erros” ou “rejeitado”, por exemplo, você vai precisar cumprir as pendências.

Descubra a importância do eSocial e seus principais impactos

A partir da implementação do eSocial, o gerenciamento de processos se tornou muito mais prático, seguro e intuitivo. Assim, o setor de RH não precisa mais se preocupar em realizar inúmeras atividades e envios de documentos diversos relativos a cada um dos funcionários.

Isso diminui significativamente a burocracia envolvida, os erros e as falhas na comunicação entre os órgãos.

A admissão no eSocial é um avanço e apresenta inúmeros benefícios para colaboradores e operadores de RH. Basta dar atenção aos prazos e regras dispostos no contrato. Vale observar que, por se tratar de uma plataforma recente, é necessário estar sempre de olho nas eventuais mudanças e novidades a respeito.

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