Ajuda de custo home office: tire agora suas principais dúvidas

O teletrabalho vem se tornando cada vez mais comum dentro das empresas. Suas vantagens são muitas, incluindo a redução de barreiras geográficas e até a redução de gastos com a infraestrutura. Existem, porém, novos detalhes aos quais é preciso ficar atento, como a questão da ajuda de custo home office.

Segundo a Reforma Trabalhista, o home office é qualquer trabalho realizado – totalmente ou majoritariamente – fora das dependências da empresa, a partir do uso de tecnologias da informação e de comunicação. Quais seriam, portanto, as responsabilidades financeiras a seu respeito? Continue sua leitura para descobrir!

Quais as obrigações legais da empresa no home office? 

O trabalho em home office traz certas particularidades quanto às obrigações e os direitos do empregador. A transição para esse modelo deve ser acordada entre o contratante e os funcionários. O colaborador mantêm todos os seus direitos, devendo receber férias, FGTS e o 13° salário, entre outros pontos.

No caso dos benefícios, é possível cortar ou substituir o vale-transporte, quando não há necessidade de se deslocar até a empresa. O empregador ainda tem responsabilidades quanto à saúde e a segurança dos funcionários, devendo oferecer-lhes as devidas orientações, por exemplo. 

São vários fatores que precisam de atenção para evitar problemas legais, então é importante estudar e se aprofundar em cada tópico. Aqui, nosso foco serão as questões financeiras ligadas à ajuda de custo, mas não deixe de se informar sobre os outros pontos que envolvem esse modelo. 

A empresa é obrigada a fornecer a ajuda de custo home office?

O artigo 2° da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) determina que o empregador tem a obrigação de custear as despesas do seu negócio, seja qual for o modelo de atuação dos funcionários. Já o artigo 75-D afirma que as responsabilidades quanto a equipamentos e infraestrutura no home office serão previstas em um contrato escrito, estabelecido entre o profissional e o contratante. 

Assim, a empresa deve arcar com as despesas intrínsecas ao trabalho realizado, como os dados de internet consumidos a mais pelo colaborador. Já custos quanto à aquisição e à manutenção de equipamentos, por exemplo, devem ser acordados entre as partes e precisam estar claros desde o princípio no contrato. 

Há despesas que são afetadas pelo home office, mas cuja relação direta com o trabalho não é tão fácil de calcular. É o caso, por exemplo, dos gastos com luz e água. Nesse sentido, para que o funcionário não acabe no prejuízo, é interessante oferecer uma ajuda de custos.

Como funciona a ajuda de custo home office e o seu pagamento?

A lei não especifica detalhes quanto à ajuda de custos, para além das obrigações já mencionadas. A forma como esse auxílio é dado, portanto, é definida pelo contrato, que abrange o acordo feito entre a empresa e o funcionário sobre o assunto. É importante, portanto, realizar esse acordo assim que um profissional passa a atuar em home office. 

Todas as diretrizes e informações sobre o auxílio e os reembolsos devem estar descritos no contrato, para evitar problemas legais. Vale lembrar, ainda, que a ajuda de custo não constitui o salário e, portanto, está insenta de encargos e não tem influência sobre o INSS.

Como calcular a ajuda de custos home office?

A ajuda de custos diz respeito aos gastos com internet, energia elétrica e telefone, por exemplo. A empresa não arcará com o valor total dessas contas, mas sim com os aumentos decorrentes das atividades de trabalho. Confira os exemplos a baixo!

Despesas com telefone

Os gastos com telefone demandam apenas que se confira o demonstrativo da linha, verificando as ligações feitas com fins profissionais e seus valores. 

Despesas com eletricidade

A energia elétrica exige maior atenção. Não basta comparar a média de gastos que havia antes do home office com o valor atual, pois existem flutuações devido a políticas regionais. Assim, a forma mais adequada é considerar os aparelhos utilizados.

A ideia é descobrir quantos quilowatts (kw) o aparelho usa por hora, multiplicar esse número pelas horas trabalhadas por dia e, assim, descobrir quantos kw são destinados ao trabalho no mês. Com essa informação, basta conferir o valor cobrado pela empresa de energia por cada kw, para entender a quantia que deve ser paga ao funcionário. Vamos a um exemplo: 

• Suponha que um notebook consuma em média 50 Watts por hora. O primeiro passo é transformar esse valor em quilowatts, pois essa é a medida utilizada para averiguar os preços das tarifas. Assim, dividimos esse número por 1000, encontrando o resultado de 0,05 kw por hora;
• Se a cada hora são gastos 0,05 kw e o funcionário trabalha 6 horas por dia, diariamente ele utiliza 0,3 kw para fins profissionais (ou seja: 0,05 multiplicado por 6);
• Agora, basta multiplicar esse valor pela quantidade de dias trabalhados no mês. Se foram 21 dias, o resultado será de 6,3 kw mensais;
• Se a empresa de energia cobra, por exemplo, R$ 0,72 por kw, deve-se multiplicar esse valor por 6,3, obtendo o total de aproximadamente 4,54. 
• Assim, seu negócio deve arcar mensalmente com R$ 4,54 para o uso do notebook.

Esse mesmo cálculo deve ser feito com as lâmpadas e outros equipamentos utilizados. Vale lembrar que os números mencionados aqui foram somente ilustrativos. Fique atento aos valores cobrados pelas empresas de energia em cada parte do país.

Despesas com internet

No caso da internet móvel, é possível fazer uma média dos dados consumidos por cada atividade de trabalho. Vamos supôr que: 

• enviar um email consuma 5 KB;
• acessar um website consuma 300 KB;
• enviar um email com anexo consuma 350 KB.

Averiguando todas as atividades realizadas no mês – devido ao home office – e seu consumo, fica fácil identificar a parcela da conta pela qual a empresa é responsável. No caso da internet fixa, por sua vez, basta dividir o valor total do plano contratado pelo número de horas trabalhadas em um mês

Como gerenciar as despesas com a ajuda de custos home office?

Realizar todos esses cálculos para cada funcionário em home office não é uma tarefa simples para a gestão. É importante criar uma boa política de reembolso, deixando claras quais despesas podem ser reembolsadas e como isso funcionará. Tudo deve estar presente no contrato e é fundamental sempre exigir os comprovantes, como recibos e notas fiscais.

Para facilitar o processo, existem softwares voltados para sua gestão de custos e para o auxílio com essa política, automatizando cálculos, armazenando documentos e ajudando a evitar fraudes. A cautela e um bom planejamento financeiro são essenciais para manter a saúde econômica do seu negócio.

Essas são as principais dúvidas quando o assunto é a ajuda de custos home office. Lembre-se, por fim, que com uma parceria de confiança nesse processo faz toda a diferença! A VB oferece um cartão específico para o dia a dia dos funcionários em teletrabalho, facilitando a rotina da sua equipe e do próprio RH.

Esperamos que o conteúdo tenha ajudado! Não deixe de conhecer o 4Work, nosso cartão para home office!.