Como pagar o vale-transporte para funcionários? Tire suas dúvidas!

Sua empresa sabe como pagar o vale-transporte para os funcionários de forma correta, fazendo os devidos cálculos e garantindo que todos tenham acesso ao benefício para se deslocar de casa até o trabalho?

Levar em conta tal aspecto é fundamental também para garantir que sua empresa cumpra o que prevê a legislação, uma vez que suprir tal necessidade do colaborador é obrigatório. Por isso, neste conteúdo, respondemos as dúvidas mais comuns que cercam esse tema, para que seu empreendimento se mantenha sempre em dia com essa obrigação. Acompanhe!

O que é e como funciona o vale-transporte?

Nunca é demais reforçar: o vale-transporte é um direito do empregado. Assim, cabe a empresa fornecer o benefício para que o deslocamento do trabalhador utilizando a rede de transporte público entre sua casa e o local de trabalho não onere seu bolso.

Todo trabalhador devidamente registrado, incluindo aqueles em regime temporário, tem direito ao benefício. No mais, não existe distância mínima para que o vale-transporte seja fornecido, nem valor máximo das passagens.

A distribuição do vale-transporte é regulamentada pela Lei nº 7.418, de 1985, que fornece uma série de diretrizes sobre como esse benefício deve ser pago e responde muitas das dúvidas apontadas ao longo deste conteúdo.

O pagamento desse benefício é parte do salário?

Além dos aspectos relativos a quem tem direito ao vale-transporte, outro aspecto importante envolve compreender que em nenhuma hipótese esse benefício é parte do salário.

Seguir a risca tal orientação, expressa na legislação, faz com que a empresa evite uma série de problemas. O primeiro deles diz respeito ao descumprimento do fornecimento do benefício, uma vez que a lei é bem clara sobre o fato de o vale-transporte não ter natureza salarial.

No mais, incorporar o valor do benefício à massa salarial significa que a base de cálculo para o pagamento de uma série de encargos e tributos será maior. Ou seja, quem inclui de forma equivocada o vale-transporte na folha de pagamento terá que arcar com valores maiores de INSS, FGTS e Imposto de Renda.

Na prática, isso também afeta o funcionário. Logo, não há nenhuma vantagem em não seguir a legislação, que orienta sobre a correta distribuição do benefício.

Existe um prazo para que o pagamento seja feito?

Justamente por sua natureza, o vale-transporte é um benefício que deve ser pago de forma antecipada ao colaborador, para que ele não precise comprometer sua remuneração com os deslocamentos até o trabalho.

Com isso, a recomendação é que a empresa disponibilize o benefício com valor equivalente às despesas com transporte do mês todo, sempre no início do período em questão. Com esse cuidado, nenhuma das partes sairá prejudicada e o colaborador terá assegurado seu direito.

Por fim, considere sempre que, ainda que as empresas consultem no momento da admissão sobre a necessidade do colaborador em ter à disposição o vale-transporte, essa decisão pode mudar. Assim, se no momento da admissão ele não solicitar o benefício, mas no futuro precisar dele, a empresa deve fornecê-lo normalmente.

Para isso, a empresa pode solicitar o comprovante de residência em caso de mudança, por exemplo. No mesmo sentido, o uso indevido do benefício pode gerar advertências, suspensões ou mesmo demissão por justa causa.

Como calcular o desconto relativo ao vale-transporte?

Ao fornecer o vale-transporte, a empresa pode fazer um desconto do salário do colaborador, de modo que ele custeie parte do benefício. Todavia, é preciso observar as regras de cálculo desse abatimento.

O limite máximo para o desconto é de 6% do salário-base do colaborador. Todo o valor do vale-transporte que superar esse montante deve ser custeado pela empresa. Cabe reforçar que o salário-base é aquele em que não há o acréscimo de qualquer benefício ou quantias referentes a horas extras ou adicionais noturnos e outras bonificações, por exemplo.

Num exemplo simples, fica mais fácil compreender a dinâmica do desconto. Imagine que um funcionário ganhe um salário de R$ 1500,00 mensais. Ao mesmo tempo, na cidade onde a empresa está sediada, a passagem de ônibus custa R$ 4,50. No nosso cenário hipotético, o colaborador precisa de dois passes por dia, totalizando R$ 9, de segunda a sexta.

Como, em média, um mês tem 22 dias úteis, a soma desses valores equivale a R$ 198. Considerando o limite de 6% de desconto, o empregado pode ter abatido do seu salário básico no máximo R$ 90 relativos ao vale-transporte. Os demais R$ 108 deverão ser bancados pela empresa.

É possível substituir o vale-transporte por outro benefício?

De acordo com a legislação, o vale-transporte não pode ser substituído por benefícios como o vale-combustível. Logo, eles não são equivalentes. Todavia, por liberalidade, a empresa pode conceder o benefício que permita ao colaborador abastecer o próprio carro.

Entretanto, para evitar problemas futuros, é essencial que tal substituição seja feita em comum acordo e registrada por escrito, incluindo nisso a renúncia do colaborador ao vale-transporte.

A partir disso, o vale-combustível pode ser fornecido conforme foi acordado entre as partes, seja por um cartão próprio, seja por meio da antecipação dos valores em dinheiro. Em ambos os casos, a empresa pode exigir os comprovantes de gastos com abastecimento.

Como otimizar a distribuição do vale-transporte?

Algumas orientações ajudam bastante na hora da distribuição do vale-transporte, garantindo que a empresa se mantenha em dia com essa obrigação. A primeira delas envolve jamais fornecer tal benefício em dinheiro.

O ideal é sempre utilizar o sistema de bilhetagem do sistema de transporte público. Em boa parte das médias e grandes cidades, isso já é feito por meio de cartões magnéticos, que podem ser recarregados com o valor equivalente aos passes.

Outra forma eficiente de otimizar a distribuição do benefício é com o suporte de uma gestora de benefícios. A VB, por exemplo, tem à disposição o VB Vale-Transporte, que une economia, praticidade e confiança de uma empresa que está entre as líderes do seu segmento de atuação há mais de 20 anos.

Com a VB, sua empresa tem mais tempo para se dedicar ao que realmente é importante na gestão de recursos humanos e não precisa mais se preocupar em saber como pagar o vale=transporte para o funcionário todo mês.

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