Como é feito o cálculo do desconto do vale-transporte?

Dentro dos benefícios oferecidos pelas empresas, o vale-transporte é um dos mais comuns. Não por menos: ele é essencial para que o colaborador consiga se deslocar até o trabalho sem precisar arcar integralmente com os custos. Ainda assim, muitas empresas ficam na dúvida sobre como fazer o cálculo do desconto do vale-transporte.

Para isso, é importante conhecer não só a legislação, mas ficar atento aos erros mais comuns envolvendo tal benefício. Portanto, veja um passo a passo do que é essencial observar na hora de fazer as contas. Boa leitura!

Afinal, o vale-transporte é obrigatório de acordo com a legislação?

Sim, o vale-transporte é um benefício obrigatório para todos os colaboradores, seja eles fixos ou temporários. Desse modo, o empregador fica obrigado a garantir seu fornecimento, independentemente da distância da casa do funcionário até o local de trabalho.

Além disso, de acordo com a Lei nº 7.418/85, que regulamenta o benefício, o vale-transporte deve ser concedido de forma antecipada para cobrir as despesas de deslocamento ao utilizar as redes de transporte coletivo no trajeto entre o domicílio do colaborador e a sede da empresa.

Como fazer o cálculo do desconto do vale-transporte?

A legislação também regulamenta quais são os descontos que podem ser feitos na folha de pagamento para custear o benefício. Atualmente, é possível descontar até 6% do salário-base para fornecer o benefício. No salário-base, desconsideram-se horas extras, adicionais ou bonificações.

Além disso, em nenhum momento, qualquer valor fornecido como vale-transporte deve ser incluído no cálculo do pagamento do INSS ou do depósito do Fundo de Garantia (o FGTS).

Todo o valor referente ao vale-transporte que exceder esse desconto de 6% deve ser custeado pelo empregador para garantir que o colaborador tenha como ir e voltar do trabalho todo dia. Um exemplo pode ajudar a entender melhor esse cálculo.

Suponha que um funcionário ganhe R$ 3.000 por mês, referente ao salário-base. Para ir e voltar do trabalho diariamente, ele precisa de R$ 11, já que cada passagem do transporte público na sua cidade custa R$ 5,50.

Se ele trabalha de segunda a sexta-feira (ou seja, em média, 22 dias por mês), ao final do período, o custo total será de R$ 253. A partir disso, a empresa poderá descontar R$ 180 sobre o salário e terá que arcar com os R$ 73 restantes.

Quais os erros mais comuns e como evitá-los?

Como você viu, o cálculo do desconto do valor referente ao vale-transporte não é dos mais complexos. Ainda assim, é comum que as empresas cometam alguns erros não apenas na hora de fazer essa conta, mas também na maneira como esse benefício é gerenciado. Por isso, é fundamental reforçar algumas orientações sobre o que evitar.

Pagamento em dinheiro

A primeira delas diz respeito a, salvo raras exceções, nunca pagar o vale-transporte em dinheiro. A lei veda tal prática, e ela pode fazer com que o empregador tenha que arcar com um volume maior de tributos relativo aos valores movimentados.

Isso sem falar que é infinitamente mais difícil fazer a gestão adequada da distribuição do vale quando isso é feito em dinheiro. No mais, essa opção pode prejudicar o caixa da empresa e, em último caso, fazer com que o colaborador fique sem o benefício.

Substituição por outros benefícios

Quando o colaborador não utiliza o transporte público para se dirigir até o trabalho, é comum que algumas empresas adotem como política a substituição dos benefícios. Assim, em vez do vale-transporte, o benefício concedido costuma ser o vale-combustível, que garante ao funcionário a possibilidade de abastecer o próprio veículo para se deslocar até a empresa.

Entretanto, vale observar que ambos os benefícios não são equivalentes, de acordo com a legislação. Ainda assim, a substituição pode ser feita, desde que alguns cuidados sejam observados. Entre eles está registrar o acordo, incluindo nele a renúncia do colaborador do direito ao vale-transporte e sua opção pelo vale-combustível.

Mais uma vez, opte sempre por um cartão pré-carregado com o valor do auxílio do que concedê-lo em dinheiro. Além de facilitar a gestão, tal cuidado evita que o benefício seja considerado como parte do salário, o que faria com que houvesse a incidência de tributos. Por fim, solicite sempre as notas fiscais relativas aos reabastecimentos.

Utilização inadequada do benefício

Algumas formas de utilização inadequada do vale-transporte podem resultar na demissão por justa causa do funcionário.

Entre os meios mais comuns para burlar o emprego correto do benefício estão o seu uso em trajetos não relacionados ao deslocamento do domicílio para o local de trabalho e o repasse do vale para terceiros. Informações enganosas repassadas ao RH para calcular o valor do benefício também entram nessa classificação.

Como cabe ao empregador fiscalizar e punir eventuais desvios, é sempre importante conscientizar sobre o bom uso do benefício. Quando a sanção for inevitável, nos primeiros casos, considere sempre advertências por escrito ou suspensões antes da demissão.

Como otimizar a gestão do vale-transporte?

Em todos esses casos, a adoção de algumas ferramentas pode ajudar na gestão do benefício, otimizando o trabalho do RH e garantindo que os colaboradores tenham acesso de forma correta ao vale-transporte para ir e voltar do trabalho. No mais, tais recursos ampliam o controle sobre os valores gastos, reduzindo desperdícios.

A redução do uso do capital humano e a agilidade no gerenciamento das atividades envolvendo a concessão do benefício passam também pela automação dessas tarefas. E nisso a tecnologia também pode ajudar, seja por meio do controle dos períodos de trabalho, seja pelo depósito correto dos valores mês a mês.

Se isso não bastasse, algumas gestoras de benefícios conseguem oferecer vantagens que vão além do cartão de vale-transporte, o que permite que sua empresa incremente a política de benefícios. Isso torna o ambiente de trabalho mais agradável e produtivo, e as vagas na empresa mais atrativas.

Assim, não só o cálculo do desconto do vale-transporte vai ser feito de forma correta, como empresa e colaboradores poderão aproveitar as vantagens desse e de outros benefícios, essenciais para uma rotina mais tranquila.

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