Folha de pagamento: saiba como fazer corretamente em 4 passos

Uma das principais tarefas do RH é o preenchimento da folha de pagamento. Por ser um dos documentos mais importantes entre as atribuições desse setor, vale entender quais as principais etapas que envolvem o controle e a gestão dos recursos humanos da empresa.

Ao adotar alguns cuidados, é possível evitar erros e uma postura em desacordo com o que foi estabelecido pela lei. Para ajudar em suas atividades, organizamos um post detalhado sobre quais as principais etapas do preenchimento da folha de pagamento. Continue a leitura e confira nossas dicas!

O que diz a legislação sobre a folha de pagamento?

A criação da folha de pagamento é obrigatória em todas as empresas, conforme orienta o artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e também o artigo 255 do decreto 3048/1999.

Tal documento serve para fins de registro da empresa, arrecadação de tributos e esclarecimentos contábeis das despesas realizadas com os colaboradores. Desse modo, ele cumpre uma função operacional, fiscal e contábil ao esclarecer o salário bruto e líquido que cada funcionário recebe por mês.

O artigo 225 também estabelece quais os elementos que devem, obrigatoriamente, constar na folha de pagamento. São eles:

• nome do segurado — seja ele empregado, trabalhador avulso, empresário, autônomo ou outra categoria de pessoa física;
• cargo, finalidade da contratação ou serviço prestado;
• parcelas integrantes da remuneração;
• parcelas não integrantes — considerando diárias, ajudas de custo e outras despesas;
• nome das seguradas no caso de salário-maternidade;
• valor dos descontos legais;
• indicação do número de quotas de salário-família atribuídas para cada segurado, seja ele empregado ou trabalhador avulso.

Qual a importância de preenchê-la corretamente?

A folha de pagamento é fundamental para manter um bom controle financeiro da empresa. Por meio dela, é possível comprovar o recolhimento de impostos e do INSS, além do pagamento de qualquer remuneração devida aos colaboradores, como salários, verbas e benefícios. 

Com um bom controle no preenchimento desse documento, a empresa consegue atuar de maneira alinhada com a legislação, efetuar o pagamento correto aos colaboradores e impedir problemas com o fisco ou até com processos trabalhistas. Assim, ela não precisa lidar com custos referentes ao pagamento de multas, indenizações e demais despesas dessa natureza.

Como fazer a folha de pagamento?

Existem alguns passos que vão facilitar sua vida na hora de compor a folha de pagamentos da empresa. Por meio deles, você ganha eficiência e não comete erros. Pensando em te ajudar, separamos as principais etapas que devem ser adotadas no departamento de RH para simplificar tal processo. Confira!

1. Tenha controle sobre admissões e demissões

Manter um controle de admissão e demissão é um passo importante para evitar erros na hora de calcular a folha. Com ele, você não realiza pagamentos indevidos nem esquece membro algum do seu quadro de funcionários.

É comum que, quando um colaborador sai ou entra na empresa, o sistema não esteja atualizado com o nome deste. Porém, ao aderir a esse tipo de controle, você tem em mente exatamente quem são os funcionários atuais.

Por isso, vale a pena controlar tais informações para evitar empecilhos ao fazer o pagamento da folha e garantir satisfação e motivação junto aos colaboradores que integram a empresa.

2. Defina a categoria do funcionário

Elaborar uma categorização dos colaboradores é um passo importante para calcular a folha de pagamentos e cadastrar os novos funcionários que chegam. Ao fazer isso, você facilita sua vida e consegue organizar a folha de um modo muito mais fácil.

Por exemplo, ao ter as categorias elaboradas e cada um dos colaboradores devidamente alocados, você tem mais padronização e ainda ganha agilidade para a folha de pagamentos. Além disso, consegue entender melhor a estrutura organizacional da empresa.

3. Calcule as horas trabalhadas

Outro ponto importante para fazer os lançamentos na folha de pagamento é o cálculo das horas trabalhadas. Nessa etapa, é possível compreender se o colaborador que fez horas extras trabalhou em horário noturno ou faltou em algum momento.

Dessa maneira, você lança os adicionais e abate os descontos de forma adequada. Para essa fase, é importante contar com um sistema que auxilie na contagem das horas. Existem softwares que efetuam os lançamentos de maneira automatizada e, por consequência, facilitam a vida do RH.

Caso a sua empresa ainda não conte com uma solução como essa, é possível ainda utilizar as calculadoras de horas e, com base na carga horária dos funcionários, fazer as contas. Vai gerar um pouco mais de trabalho, porém, também é uma alternativa.

4. Conheça os encargos e descontos

Entender o que precisa ser abatido e quais são os encargos sociais devidos é outro ponto importante para calcular corretamente a folha de pagamento e não ter complicações na empresa.

É nesse momento que vão ser descontados impostos como INSS, FGTS e IR, além de ter de fazer as contas de outros que devem ser pagos ao Estado, como o PIS. Além disso, é necessário ter um controle de férias e 13º para garantir que tudo seja quitado no prazo.

Assim, você evita multas para a empresa e garante que todos os cálculos da folha sejam efetuados de maneira eficiente e exata. Outra possibilidade é contar com um software que auxilie nos lançamentos e envios das informações para os órgãos controladores.

Como fazer a gestão do pagamento de benefícios?

Outro ponto importante quando se fala de folha de pagamentos é a gestão de pagamentos de benefícios. Nesse sentido, é crucial oferecer boas opções para os colaboradores a fim de motivá-los. Além disso, contar com uma empresa especializada no assunto pode ser uma ótima alternativa.

Com o suporte adequado, a gestão de benefícios se torna mais simples, e você consegue fazer o pagamento de forma ágil. Com isso, os colaboradores têm mais um motivo para aumentar o engajamento e a produtividade, melhorando os resultados da empresa.

Viu como é importante saber de que modo preencher a folha de pagamento dos seus colaboradores? Com isso, você garante a obediência à lei e evita que sua corporação tenha diversos gastos e problemas trabalhistas. Além disso, é possível melhorar a produtividade e o engajamento dos colaboradores diante do cumprimento de todas as obrigações fiscais da empresa com seus trabalhadores.

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