Vale-combustível ou reembolso? Entenda as suas diferenças

No dia a dia de qualquer pessoa, os gastos com transporte são um dos que mais costumam pesar no orçamento. E isso vale principalmente para quem precisa se deslocar até o trabalho ou utiliza o carro para desempenhar suas atividades profissionais. Não por menos, cada vez mais empresas procuram cobrir esses custos, oferecendo vale-combustível ou reembolso.

Mas quais as diferenças entre essas opções? E que situações cada uma delas é melhor? E no que a empresa deve se preocupar ao cobrir os custos com combustível dos seus colaboradores? Essas e outras perguntas estão respondidas ao longo do post. Boa leitura

Quais as responsabilidades das empresas em relação a locomoção dos colaboradores?

A legislação trabalhista em vigor no Brasil é bem clara em relação ao fornecimento do vale-transporte aos empregados contratados via CLT que precisam se deslocar até o trabalho utilizando os sistemas de transporte público das cidades brasileiras.

O texto da lei (número 7418/85) que regulamenta esse benefício determina que o vale-transporte precisa ser concedido de forma antecipada ao colaborador. Ou seja, ele não pode ser feito por meio de reembolso. Além disso, o empregador precisa custear todo o benefício que supere 6% do salário-base do empregado, que terá esse valor máximo descontado do seu pagamento.

Mas se a lei é clara em relação ao vale-transporte (cabe reforçar, usado para locomoção no transporte público), ela não diz nada sobre a concessão de benefícios como o vale-combustível ou mesmo para políticas de reembolso. Dessa forma, é importante não considerar esses benefícios como equivalentes ao vale-transporte.

Como funciona o vale combustível?

Levando as questões legais em conta, o vale combustível normalmente é concedido àqueles funcionários que possuem carro próprio ou ainda que utilizam um veículo da empresa para realizar determinadas tarefas longe da sede do negócio.

Na maioria dos casos, ele é distribuído por meio de um cartão magnético, que é carregado com valores pré-determinados de forma periódica. Com ele em mãos, o funcionário pode abastecer o veículo e utilizá-lo para pagar a conta no posto de gasolina.

A principal vantagem do vale-combustível é que ele dá autonomia para o funcionário escolher se prefere utilizar o próprio carro para ir trabalhar, principalmente quando a opção do transporte pública for considerada desgastante.

Para a empresa, o vale-combustível garante não só a flexibilidade para gerenciar as despesas com transporte, como permite controlar os custos com combustível. Isso se torna ainda mais vantajoso para aqueles negócios que mantém uma frota própria e que contam com equipes que se deslocam muito no dia a dia.

E como funciona uma política de reembolso?

As empresas podem optar também por implementar uma política de reembolso para custear os gastos com combustível. Nesse caso, cada funcionário arca com a conta do posto de gasolina com recursos do próprio bolso e depois é ressarcido pela empresa, mediante a apresentação de comprovantes que atestem a despesa.

Assim como acontece com o vale-combustível, a legislação trabalhista não regulamenta tal forma de benefício. De qualquer forma, é importante deixar claro que os valores ressarcidos não sejam de natureza indenizatória, para que não façam parte do salário utilizado para o cálculo do pagamento de tributos.

Além disso, é preciso estabelecer datas para a apresentação dos comprovantes e prazos para o pagamento dos reembolsos. Contar com o auxílio da tecnologia para agilizar esse processo é uma boa saída, uma vez que pode ser complexo e trabalhoso efetivar todas as operações de forma manual.

Em que situações cada uma dessas soluções é recomendada?

Na maioria das situações, a opção pelo reembolso dos gastos com combustível embute uma série de processos e burocracias para a rotina do negócio. No mais, pode gerar insatisfação entre os próprios colaboradores, que precisam se organizar para apresentar os comprovantes no momento certo e esperar para receber os valores gastos de volta.

Tais entraves não acontecem com o vale-combustível, que agiliza e facilita todas as etapas para garantir que os colaboradores abastecem os veículos sempre que necessário, de forma prática e segura.

Para a empresa, além de resolver uma questão burocrática, essa escolha facilita o controle e até mesmo ajuda na redução de custos. No momento em que o preço dos combustíveis está nas alturas (e sem muita perspectiva de melhora), isso é fundamental.

Seja como for, a empresa deve manter sempre a opção da escolha do vale-transporte, uma vez que tal benefício é obrigatório por lei. A partir disso, inclua a possibilidade do vale-combustível ou do reembolso pela despesa como alternativa para aqueles que preferirem se locomover com o próprio veículo.

Essa dinâmica pode se transformar em um diferencial competitivo para seu negócio, ainda mais em um momento que um bom plano de benefícios faz toda a diferença na satisfação interna e na atração de novos talentos.

Logo, contar com essa flexibilidade torna sua empresa mais atrativa e contribui para uma melhoria no clima organizacional, a partir do momento em que as equipes percebem que a empresa se preocupa em oferecer soluções para os problemas do dia a dia.

Caso o funcionário opte pelas alternativas ao vale-transporte, é importante seguir algumas orientações para evitar problemas. A primeira delas envolve só fazer a substituição em comum acordo entre as partes, incluindo nisso o que estiver determinado nas convenções coletivas da categoria.

Em seguida, formalize a substituição do vale-transporte pelo vale-combustível ou ainda pela adoção a política de reembolso, de acordo com o que for decidido pela empresa. No caso da concessão do vale-combustível, é preciso fazer o cálculo de qual será o valor do benefício. Obviamente ele deve ser o suficiente para que o colaborador consiga fazer os trajetos necessários.

Cabe sempre também conscientizar pelo bom uso dos benefícios, independentemente de quais forem eles. Oriente também sobre como os colaboradores devem proceder em caso de perda do cartão do vale-transporte ou sobre como devem ser feitas as entregues dos comprovantes para reembolso.

Na hora de escolher entre vale-combustível ou reembolso, considere não apenas as necessidades da sua empresa, como também a satisfação dos colaboradores. Afinal de conta, são eles que farão uso do benefício no dia a dia. Entender tal dinâmica aumenta as chances de sucesso na sua decisão.

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