Tudo sobre o vale-combustível: como funciona e suas vantagens

Você sabe o que fazer quando um colaborador não precisa do vale-transporte (VT)? É o caso de quem utiliza seu veículo próprio para se deslocar ao trabalho, ao invés de usar o transporte público. Nessas situações, muitas empresas optam por oferecer uma ajuda de custo, que pode ser concedida na forma de vale-combustível ou reembolso por quilometragem.

Para poder conceder alternativas para esse perfil de funcionário, o RH deve avaliar qual das opções é mais vantajosa tanto para a empresa quanto para o colaborador. Isso inclui entender o vale-combustível: como funciona, bem como estudar o processo de reembolso. O importante, enfim, é comparar o custo x benefício de cada alternativa garantindo que a solução escolhida seja eficiente. Veja quais pontos analisar a seguir!

Vale-combustível: como funciona segundo a CLT?

Para todos os colaboradores, a empresa precisa fornecer o termo de aceite de vale-transporte. Cabe ao funcionário aceitar ou não o benefício. Caso ele opte por não receber, assinando devidamente o documento, a empregadora pode oferecer outro tipo de auxílio, como o vale-combustível ou reembolso por quilometragem. 

Vale lembrar que a substituição do vale-transporte por algum tipo de ajuda de custo combustível não é obrigatória. Mas é indispensável que a negativa do colaborador esteja documentada, pois a assinatura protege tanto a empresa quanto o trabalhador, garantindo que o benefício escolhido esteja acordado. Isso porque a concessão do VT é prevista na legislação trabalhista e só é permitido adotar outras alternativas quando o funcionário escolhe não recebê-lo. 

As diretrizes da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) deixam claro que o vale-transporte não possui natureza salarial – o que significa que não é incorporado ao salário e não integra o cálculo de encargos importantes como FGTS e INSS. Em contrapartida, o benefício pode ser descontado em até 6% do salário do colaborador na folha de pagamento. 

Já o vale-combustível não gera o desconto obrigatório na folha de pagamento, bem como também não é de natureza salarial, logo, não incide sobre o INSS nem FGTS.

Vale-combustível: como funciona em comparação ao reembolso?

O sistema de reembolso de combustível para funcionário funciona assim: no fim do mês, a empresa recolhe as notas fiscais dos colaboradores referentes aos abastecimentos feitos para o trajeto casa-trabalho-casa. A conferência é feita uma a uma e, por fim, o RH deposita o equivalente aos gastos na conta de cada pessoa que optou por não receber o VT.

A principal diferença em relação ao vale-combustível é que o reembolso exige mais controle, pois o colaborador precisa apresentar documentos para comprovar os gastos. Já o vale em formato cartão é mais prático e rápido de administrar. Nesse modelo, o funcionário recebe previamente um saldo exclusivo para abastecimento, sem necessidade de controle de notas fiscais, o que facilita o processo para ambos os lados.

Afinal, o vale-combustível vale a pena?

O vale-combustível é uma saída inteligente quando o assunto é praticidade, especialmente se a empresa conta com um número significativo de colaboradores que preferem usar seus veículos particulares para ir ao trabalho. Ele traz uma série de vantagens que facilitam tanto a gestão do benefício quanto a rotina dos funcionários.

Conheça mais sobre algumas das principais vantagens do vale-combustível:

• Praticidade na gestão: ao contrário do reembolso por quilometragem, o vale-combustível não exige aquele controle de um monte de notas fiscais, o que simplifica o processo para o RH e evita possíveis erros humanos na hora do pagamento.
  
  
• Previsibilidade de custos: a empresa pode definir previamente o valor mensal que será concedido para cada funcionário, permitindo melhor controle orçamentário.
  
  
• Foco no uso para combustível: como o vale-combustível geralmente é oferecido em forma de cartão ou voucher, ele só pode ser utilizado para abastecer, garantindo que o benefício seja aplicado de forma correta.
  
  
• Benefício sem natureza salarial: o vale-combustível não tem natureza salarial, ou seja, não incide sobre encargos como FGTS e INSS, tornando-o uma alternativa financeiramente viável para a empresa.
  
  
• Diminuição da chance de fraudes: o controle de notas fiscais do reembolso não assegura a empresa quanto à realidade dos gastos dos colaboradores. Com o cartão, fica muito mais fácil delimitar um valor e ter a certeza de que o saldo está sendo aplicado em postos de gasolina.

💡 Gostou? Veja mais boas práticas em nosso guia para gestão de benefícios!

Fique por dentro do vale-combustível: como funciona na sua gestão!

Para incluir um novo benefício, como o vale-combustível, é fundamental estruturar bem a gestão desse processo. Isso envolve definir regras claras, prever os custos e garantir que a concessão seja feita de forma que atenda às necessidades dos colaboradores e da empresa. 

Se você quer se aprofundar no assunto e entender mais sobre como implementar esse e outros auxílios de maneira estratégica, continue explorando o tema e encontre soluções que atendam ao perfil da sua empresa.