Tudo sobre gestão de ajuda de custo para empresas inovadoras

Uma das principais e mais sensíveis atribuições na rotina de um setor de Recursos Humanos diz respeito ao pagamento de salários e benefícios acordado com seus colaboradores. Além daquilo que está previsto em lei e no contrato de trabalho, em muitos casos, também é necessário arcar com ajuda de custos. Mas, na prática, como é possível fazer isso sem impactar o equilíbrio financeiro da empresa?

O que é ajuda de custo?

Ajuda de custo é um valor extra que o empregador oferece, além do salário, para cobrir gastos ligados ao trabalho. Isso pode incluir valores destinados à acomodação, alimentação, participação em eventos, compras de material de escritório, viagens e mais, dependendo da natureza das atividades exercidas.

Essa ajuda não é um benefício, mas sim um reembolso de despesas relacionadas às obrigações do funcionário. Por isso, não precisa ter impostos como em um salário normal – de acordo com a Lei nº 8.212/1991.

Para resumir, tudo o que é essencial para o trabalho, como ferramentas, deve ser pago pelo empregador e por isso é tão importante que as organizações forneçam ajuda de custo sempre que necessário, tornando parte das tarefas de RH para que o controle seja sempre eficaz.

Tipos de ajuda de custo comuns

• Combustível: destinado ao abastecimento de carro particular, é oferecido normalmente quando o funcionário precisa se deslocar durante o horário de trabalho, principalmente em viagens de negócios;
  
  
• Manutenção de carro: se houver algum dano ao carro do empregado durante o expediente do trabalho, principalmente quando o deslocamento for para fins profissionais, as empresas podem prestar esse tipo de auxílio, evitando que o trabalhador absorva o prejuízo;
  
  
• Refeição: além do benefício de VA e VR, em casos de viagens, principalmente, é comum que as empresas destinem um valor para cobrir essas despesas extras;
  
  
• Roupas e maquiagem: caso a organização exija o uso de uniformes ou roupas apropriadas para o trabalho - dependendo do segmento, até maquiagem, muito comum entre vendedores de loja de cosméticos, por exemplo - a companhia é obrigada a fornecer esse material ou custear a compra dos itens necessários;
  
  
• Viagem: viagens a trabalho normalmente dependem de ajuda de custo, como para deslocamento até o aeroporto, jantares de negócio, acomodações, pedágios, entre outros;
  
  
• Eventos: participação em conferências ou palestras com taxas de inscrição pagas também precisam ser reembolsadas;
  
  
• Ferramentas e equipamento de trabalho: esse custo é usado para cobrir a compra de itens como computadores, notebooks, celulares, impressoras, papel, mesas e outros;
  
  
• Aluguel: muitas empresas oferecem ajuda de custo quando um funcionário precisa mudar de cidade;
  
  
• Linha telefônica: se o telefone do colaborador é usado para trabalho, incluindo ligações, WhatsApp e uso de rede de dados, também é possível reembolsar os valores proporcionais;
  
  
• Auxílio home office: normalmente, inclui um montante destinado à internet, energia elétrica e outros recursos custeados para o trabalho remoto, algo que se tornou bastante comum após a pandemia.

Como não deixar a ajuda de custo impactar no caixa?

Uma ótima maneira de lidar com as ajudas de custo é pelo uso de um cartão de benefícios flexível. Essa ferramenta pode ser adotada para simplificar a administração dos valores fornecidos, garantindo transparência e controle, além de centralizar todas as despesas num só lugar. 

Com o uso do cartão, o controle financeiro passa a fazer parte da gestão de gastos com benefícios. Ou seja, a administração é automaticamente integrada com outros sistemas. Assim, a gestão se torna mais simples, já que é possível definir valores e controlar categorias, além de monitorar o uso. Esse método oferece um controle rigoroso e organizado, prevenindo fraudes e dores de cabeça. E o melhor: essa transparência e organização nas informações ajuda a prevenir qualquer surpresa negativa e impactos no caixa da empresa. 

💡Confira nossas dicas para simplificar sua Gestão de Recursos Humanos.

Torne as ajudas de custo práticas para a gestão!

Oferecer os auxílios necessários é essencial para uma empresa que se preocupa com seus colaboradores. Para garantir economia e uma gestão prática, busque um cartão flexível que atenda às demandas variadas de ajuda de custo. A solução certa vai, sem dúvidas, simplificar o processo e beneficiar tanto a equipe quanto a empresa. Descubra mais sobre como o cartão benefício pode garantir mais economia e eficiência!