Entenda o que é romaneio de carga e como ele funciona

Toda gestão de frotas demanda um manejo enorme de informações de cada procedimento realizado. Nesse sentido, o uso correto do romaneio de carga, junto com recursos tecnológicos modernos e inteligentes, torna o controle mais dinâmico e intuitivo (sem erros e falhas).

Mas será que vale a pena elaborar esse documento antes de sair com as mercadorias? Será que realmente simplifica a rotina do motorista e dos clientes? Pensando nisso, reunimos tudo o que você precisa saber sobre romaneio de carga. Confira!

O que é romaneio de carga?

O romaneio é um procedimento de documentação realizado quando há trocas de insumos entre a matriz e filial de uma empresa, uma loja e seus fornecedores ou na entrega de produtos.

No transporte de cargas esse documento nada mais é do que um relatório de controle que previne possíveis erros no carregamento e nas entregas. Nele, são registrados todos os itens e as notas fiscais que embarcam e desembarcam no mesmo caminhão.

Assim, é possível saber todos os detalhes dos produtos que são transportados, facilitando a localização das mercadorias dentro do lote, além de ajudar na conferência realizada pelos órgãos fiscais.

Logo, o romaneio é indispensável para quem transporta produtos pela malha rodoviária nacional e para exportadores, pois ele reúne todas as especificações da carga em somente um documento.

Para que serve o romaneio de carga?

Não é difícil perceber que o romaneio de carga tem várias utilidades para o profissional, a transportadora e até mesmo para o poder público. Afinal, o documento facilita a conferência de produtos, facilita a fiscalização nas estradas, funciona como comprovação em caso de roubos e, em cargas internacionais, é usado para o chamado desembaraço aduaneiro.

Ou seja, o romaneio de carga é um facilitador da logística, que reduz burocracias desnecessárias e agiliza a vida dos profissionais de transporte, tendo em vista que lista as informações referentes às cargas enviadas por modais rodoviários e oferecem dados detalhados de cada artigo transportado.

Quais informações devem estar no romaneio de carga?

Como dissemos, o romaneio de carga oferece um detalhamento dos produtos transportados. No entanto, como ele não é obrigatório na maioria dos casos, não há uma determinação quanto às informações que devem estar presentes no documento. Com isso, cada cliente, transportadora e caminhoneiro pode incluir os dados que forem úteis dentro do seu contexto.

Para facilitar o processo, um bom ponto de partida é seguir alguns dos critérios que a Receita Federal solicita para quem transporta mercadorias perigosas ou pretende cruzar fronteiras. Entre elas, podemos destacar a quantidade total de volumes, peso líquido, peso bruto, identificação numérica, dimensões unitárias e assim por diante.

Quais são os benefícios desse documento?

Veja como o romaneio de carga pode beneficiar e modernizar processos logísticos.

Ajuda na prestação de contas dos motoristas

Quando esse documento é emitido e as cargas são despachadas, os produtos ficam a cargo do motorista. Logo, o romaneio é utilizado para prestar contas no retorno à empresa (transportadora), a fim de comprovar se todo o material embarcado foi entregue corretamente.

Otimiza a disponibilidade de informações

Por simplificar o controle de todos os materiais despachados, os dados registrados no romaneio podem ser usados para outros fins, como potencializar o rastreamento dos produtos. Dessa forma, todos os envolvidos na operação terão acesso aos registros das mercadorias enviadas.

Sem falar que os dados fornecidos aos clientes demonstram transparência por parte da empresa, o que aumenta seu nível de satisfação e fidelização.

Protege o motorista em casos de furtos e roubos de cargas

Mesmo com todos os cuidados, situações como acidentes, furtos ou roubos podem ocorrer durante o transporte. Quando isso acontece, a seguradora pede uma cópia do romaneio de carga para verificar se todos os itens estavam no caminhão. Portanto, ter esse documento à disposição pode garantir a indenização das mercadorias.

Facilita a conferência dos comprovantes de entrega

Quando o motorista retorna à transportadora, o romaneio facilita a conferência dos comprovantes de entrega assinados, além de facilitar no caso de conferência de entregas não realizadas.

Garante melhor controle da mercadoria

O romaneio de carga facilita o trabalho de logística de estoque oferecendo um duplo controle sobre os relatórios de movimentação das mercadorias. Dessa forma, é possível identificar e corrigir gargalos na operação.

Melhora a produtividade da equipe

Como o romaneio de carga facilita todo o processo de logística, o gestor de frota consegue otimizar o trabalho dos colaboradores para que eles possam se dedicar de forma mais eficiente em suas tarefas.

Como emitir o romaneio de forma adequada?

Não existe um modelo padronizado para emitir o romaneio de carga. Porém, alguns dados são indispensáveis para que esse relatório fique completo. Entre eles estão:

• quantidade e identificação dos volumes de carga;
• notas fiscais dos produtos;
• embalagens usadas para o transporte de cargas como pallet, caixa de madeira, de papelão, de plástico, entre outros;
• detalhes sobre as mercadorias — características, dimensões e pesos.

Por não ser um item obrigatório para o transporte de cargas em território nacional, o romaneio pode carregar as informações mais relevantes para a empresa. Contudo, é aconselhável sempre incluir os dados do veículo — para facilitar o embarque e desembarque — bem como os dados da transportadora e da empresa contratante.

Romaneio e manifesto são a mesma coisa?

Não. Enquanto o romaneio traz informações específicas sobre a mercadoria embarcada, o manifesto faz o controle de cargas fracionadas, ou seja, quando há mais de um destinatário na entrega.

Para produzir um manifesto eficaz você pode dividir as informações em duas planilhas. Em uma, enumere todos os itens que serão entregues — como no romaneio — destinando um campo para apontar os diferentes destinatários.

Na segunda planilha, enumere as diferentes empresas que receberão as cargas e aproveite para detalhar horários limites de entrega, contato do responsável e o que mais considerar relevante.

Apesar da diferença das informações entre os dois tipos de documento, ambos são ferramentas importantes para a conferência e controle mais ágil e eficiente das entregas.

Quem deve emitir o romaneio de carga?

Qualquer um pode elaborar o romaneio, entretanto, por ser um documento que serve à logística e controle dos processos de entrega, é natural o gestor da frota ficar responsável por sua elaboração.

Emitir um romaneio é fácil e pode ser feito de duas formas:

1. manual (por meio de planilhas);
2. digital (com o auxílio de um software).

A segunda alternativa é a mais eficiente, pois torna o processo mais rápido e prático, além de evitar erros. Existem sistemas especializados em logística integrada que emitem o documento automaticamente, coletando os dados necessários em outras etapas da operação.

Quando o romaneio é obrigatório?

A legislação brasileira não tem termos claramente estabelecidos sobre a obrigatoriedade do documento. O Regulamento Aduaneiro diz que o romaneio deve ser emitido “quando aplicável”, ou seja, em casos em que o documento já é emitido normalmente, como na Declaração de Importação e Despache Aduaneiro. Nestes casos, a empresa que não apresentar o romaneio terá de arcar com multa de R$500.

Para o transporte de cargas a granel ou que são identificadas por elas próprias, como o caso de automóveis que são identificados pelo número do chassi, o romaneio não é um documento necessário.

Quais erros devem ser evitados no romaneio?

Agora, para concluir o conteúdo, vamos apontar alguns dos erros mais comuns, mas que devem ser evitados no romaneio de carga. Lembre-se que, embora o documento não seja obrigatório para boa parte dos serviços de transportes nacionais, ele pode facilitar bastante a vida dos profissionais, clientes e empresas, agilizando fiscalizações e trâmites.

Não elaborar o romaneio de carga

O primeiro dos erros que devem ser evitados no romaneio de carga consiste em simplesmente não emitir o documento. Como ele não é obrigatório na maioria dos transportes rodoviários, exceto quando os produtos são potencialmente perigosos ou quando há um trecho internacional, por exemplo, muita gente simplesmente o deixa de lado.

Entretanto, isso não parece ser uma boa ideia. Você já amargou um prejuízo financeiro ou de credibilidade com seu cliente por entrega errada de mercadorias? Com o romaneio de carga, isso provavelmente não aconteceria. Costuma encarar dificuldades para avaliar volumes no embarque e desembarque? O documento ajuda nesse sentido. Ou seja, é melhor tê-lo.

Criar diversos modelos diferentes

Existem modelos diferentes de romaneio de carga. Porém, criar ou usar modelos diferentes a cada vez que elabora o documento é um dos erros que você precisa evitar, especialmente se você pretende fazer o romaneio de forma manual. Nesse contexto, é preferível dedicar tempo criando uma versão única em vez de elaborar planilhas diferentes a cada uso.

Como citamos anteriormente, você deve considerar os objetivos, demandas e expectativas do seu empreendimento, assim como o perfil dos clientes e dos produtos transportados. Em linhas gerais, as informações essenciais estarão nas quantidades carregadas, total de volumes, peso líquido, peso bruto, identificação numérica e dimensões unitárias, entre outros.

Ter apenas uma cópia do romaneio

Por fim, não podemos deixar de reforçar que outro dos erros que devem ser evitados no romaneio de carga é ter apenas uma cópia do documento. Vale reforçar mais uma vez que, embora sua emissão não seja obrigatória para a maioria dos casos, ele costuma ser um tremendo facilitador da logística, precisando ser valorizado como tal.

Por isso, procure fazer sempre duas vias do romaneio de carga. Com isso, uma delas pode seguir com o motorista em todo o trajeto, enquanto a outra fica na empresa, mas com ambas assinadas por todos os responsáveis. Se você quiser ser ainda mais cuidadoso ou detalhista, pode fazer uma para o cliente também, ou simplesmente enviar digitalizada para ele.

Viu só como o romaneio de carga é bastante útil para o sucesso do seu negócio? Para isso, você, gestor de frotas, precisa criar esse registro com todos os detalhes possíveis, a fim de resguardar condutores, fornecedores e clientes para garantir a confiança e satisfação de todos.